Administracion del tiempo

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ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Ficha de la cátedra de “Administración Gerencial”
Versión año 2008

I – INTRODUCCIÓN

Un tema que preocupa a profesionales, empresarios, directivos, hombres de negocio, funcionarios, docentes, amas de casa, estudiantes y a casi todo el mundo, es el de la correcta utilización del tiempo.

Todos tienen problemas con el tiempo. Algunos porque les sobray otros porque les falta. Entre los primeros están quienes no saben cómo llenar las horas del día: jubilados, madres cuyos hijos crecieron y se fueron del hogar, personas que se aburren. Entre los segundos están quienes tienen más cosas que hacer que las que pueden realizar durante el día. De ellos escuchamos frecuentemente: "No tengo tiempo", "Necesitaría 48 horas por día", "Tengo que llevartrabajo a mi casa". Este problema no es exclusivo de nuestra época. En el año 50 Lucio Séneca escribió el diálogo "De la brevedad de la vida", que contiene interesantes observaciones sobre el tiempo, que resultan sorprendentemente actuales:

"No es que dispongamos de poco tiempo; es que perdemos mucho. Bastante larga es la vida y aún sobrada para llevar a cabo las mayores empresas. …. Notoleran los hombres que nadie ocupe sus fincas y a la menor discusión acerca de sus limites acuden a las piedras y a las armas… Son avaros en guardar su patrimonio, pero en cuanto llega el momento de perder tiempo, se muestran desmesuradamente pródigos de la única cosa que justificaría su avaricia".

La lista de actividades en que perdemos tiempo en la vida contemporánea es interminable:antesalas para recibir atención profesional, filas para realizar trámites administrativos, atraso en ómnibus, trenes y aviones, reuniones impuntuales o innecesarias, viajes infructuosos, impuntualidad, papeles leídos varias veces sin adoptar una decisión, interrupciones que impiden concentrarse, exceso de trámites burocráticos y muchas mas. Muchas personas administran mal su tiempo porque no saben quéhacer con él. El tiempo es valor, dinero, recurso. Otros recursos abundan, el tiempo no. No se puede pedir prestado, no se puede almacenar. El día perdido no se recupera.

En las organizaciones se cuenta con recursos materiales, recursos humanos y tiempo. La utilidad y el valor de los otros recursos dependen de su relación con el tiempo. Los recursos materiales y humanos pueden seraumentados o reemplazados, pero el tiempo es limitado. La correcta estructuración del tiempo total de las organizaciones influirá en sus resultados.

Normalmente las personas y las organizaciones confeccionan presupuestos con el dinero. En realidad, tanto o más que el dinero, el tiempo debe ser presupuestado. Administrar el tiempo no significa convertirse en un esclavo de la planificación. No setrata de vivir como un robot. Consiste en poner más pensamiento en todo lo que hacemos, en pensar creativamente cómo podemos aprovechar mejor las 24 horas diarias de que disponemos, en pasar de un manejo argumental del tiempo, a un manejo racional. No se trata de trabajar más sino más inteligentemente. En todas las épocas y en todos los lugares los hombres han dispuesto de 24 horas diarias. Laforma de utilizar esas horas determinó el éxito o el fracaso en el logro de los objetivos.

Nicholas Murray Butler, rector de la Universidad de Columbia, decía que existen tres clases de personas:

a) Las que hacen que las cosas sucedan.
b) Las que miran como las cosas suceden.
c) Las que no tienen la menor idea de lo que está sucediendo.

Aquellas personas que hacen quelas cosas sucedan, tanto en su vida privada como en las instituciones sobre las que tienen influencia, ven más que el resto de la gente. Y es así que ven con mayor claridad todo lo relacionado con el tiempo. Donde la mayoría no hace distinciones, ellos ven cosas diferentes.

II - PRINCIPIOS GENERALES

1 – COSTO Y VALOR DEL TIEMPO

El tiempo tiene un costo y un valor susceptibles de...
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