ADMINISTRACION DEL TIEMPO

1. La administración del tiempo

Se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.

2. Principios de Administración del Tiempo

1. Igual Distribución.- Nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todos disponemos de todo el existente. Esta es la gran“paradoja del tiempo”. Es el único recurso que se distribuye a todos por igual.

2. Percepción No Objetiva.- El tiempo del gerente raramente se gasta como él cree que lo hace. La mente engaña a su dueño y le hace creer que lo está empleando como debe ser y no como en realidad lo hace.

3. Anticipación.- La acción anticipatoria es, generalmente, más efectiva que la acción curativa. Prevenga los posiblesriesgos y tómelos en cuenta con medidas preventivas para su planeación.

4. Planeación.- La mayoría de los problemas surgen cuando se emprenden acciones sin haberlas mediado antes. Cada hora que se use en una planeación efectiva, ahorra de tres a cuatro en la ejecución y ocasiona el logro de mejores resultados. Si fallamos en la planeación, estamos planeando para fallar.

5. PlaneaciónDiaria.- Para la utilización efectiva del propio tiempo, esencial una planeación diaria, escrita la noche anterior o al empezar el día, anotando la lista de lo que nos proponemos hacer ese día.

6. Objetivos.- Generalmente se logran resultados más efectivos cuando se persiguen a sabiendas objetivos ya planeados y no cuando esto se hace al azar.

7. Prioridad.- Se debe presupuestar o distribuir eltiempo disponible en una secuencia ordenada de prioridades. De no ser así los gerentes tienden a gastar el tiempo de manera proporcionalmente inversa a la importancia de sus tareas.

8. Fechas Límites.- La auto-imposición de fechas límites y el ejercicio de la autodisciplina para adherirse a ellas, ayuda a los gerentes a vencer la indecisión, el titubeo y la postergación.

9. Concentración.- Enla mayoría de las áreas del empeño humano organizado, unos pocos esfuerzos decisivos (alrededor de un 20%) producen por lo general el mayor volumen de los resultados

10. Eficacia Vs Eficiencia.- El esfuerzo por eficiente que sea, tiende a ser ineficaz si se aplica a las tareas que no son en el momento que no es, o sin las consecuencias de resultados que se pretenden. Eficacia significa hacerbien el trabajo que debe hacerse. Las acciones eficaces producen los resultados máximos con el mínimo gasto de recursos (incluyendo el tiempo)

11. Actividad Vs Resultado.- Los gerentes tienden a perder de vista los objetivos o los resultados que se pretenden y a concentrar sus esfuerzos en la actividad. Su objetivo pasa gradualmente a ser: estar ocupados. Tienden a estar orientados hacia lasactividades en vez de estarlo hacia los resultados. En vez de llevar sus asuntos, tienden a ser llevados para ellos. Confunden el movimiento con el logro, la actividad con los resultados.

12. Estimaciones De Tiempo No Acordes Con La Realidad.- Los gerentes tienden a estimar de manera optimista el tiempo que les llevará realizar una determinada tarea. Tienden también a considerar que otros puedenrealizar sus tareas en menos tiempo del probable.

3. Los enfoques tradicionales de administración del tiempo

La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar del tiempo están orientados por una lógica de corto plazo. Estos enfoques generan hábitos de comportamiento cortoplacistas, influenciados por la vigencia que estos paradigmas tienen en nuestras culturas familiares,escolares, empresariales y comunitarias. Sus métodos terminan provocando los males y desequilibrios que pretendemos evitar. Veamos algunas de sus principales premisas y limitaciones:

Eficiencia: la eficiencia consiste en "hacer más en menos tiempo". Pero el supuesto subyacente es que la "cantidad" y la "velocidad" son lo mejor. Existe una diferencia vital entre eficiencia y efectividad. Ya que hacer...