Administracion Efectiva Del Tiempo

ADMINISTRACIÓN EFECTIVA DEL TIEMPO
Elaborado por: Fabiola Ma. Betancur Gómez1
“Cuan distintas son nuestras vidas cuando sabemos que es lo verdaderamente importante para
nosotros, y, manteniendo ese cuadro en mente, actuamos cada día para ser y hacer lo que en
realidad nos interesa. Si la escalera no está apoyada en la pared correcta, cada paso que demos no
hará más que acercarnos al lugarerróneo. Podemos estar muy atareados, podemos ser muy
eficientes, pero sólo seremos también verdaderamente efectivos cuando empecemos con un fin en
mente”
Stephen Covey

INTRODUCCIÓN
Cuando las empresas comienzan a darle importancia a la administración del tiempo de sus
colaboradores y de los equipos de trabajo, se gana una ventaja competitiva sostenida, la
cual se traduce en toma de decisiones rápidas,desarrollo temprano de nuevos productos,
despacho de los pedidos de los clientes justo a tiempo. La rapidez con que fluye la
información y la toma de decisiones dentro de una organización compleja, es un buen
indicador de la capacidad de adaptación a los cambios propios de la demanda de los
mercados y las condiciones competitivas.
Sin embargo, el desarrollo de la competencia para administrarefectivamente el tiempo, no
solamente es responsabilidad de las personas sino además de las organizaciones. Esto
significa que si la empresa no tiene claros sus objetivos estratégicos, o teniéndolos, éstos
no se han divulgado en cascada para que las áreas o unidades de negocio liguen a ellos
sus metas y planes de acción, es muy probable que se desperdicien energías porque los
esfuerzos se dirigen por elcamino equivocado.
Por el contrario cuando los objetivos estratégicos son orientadores de la dirección de los
esfuerzos de toda la compañía, todas las áreas y cada persona podrán tener un plan
maestro de tiempo con estrategias claras a largo plazo (uno o dos años) que le estarán
recordando los compromisos adquiridos a mediano plazo (un mes o un trimestre) y las
actividades a realizar a cortoplazo (una semana).
Pero el cumplimiento de los objetivos estratégicos de cada área de la empresa requiere,
en buena parte, del trabajo en equipo entre personas de diferentes áreas, y muchas veces
la efectividad de estos equipos se deteriora por la dificultad que tienen sus miembros de
manejar su propio tiempo y responder oportunamente a los requerimientos de sus
compañeros o jefes. Proyectos que secomienzan a trabajar conjuntamente, resultan
siendo trabajos individuales. También la comunicación entre áreas se puede deteriorar por
el manejo inadecuado de las agendas o porque los compañeros son vistos de manera
injusta como “personas que nos roban tiempo” y no como personas que representan la
posibilidad de ampliar nuestro propio tiempo.

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28“El tiempo compartido es un tiempo multiplicado”

Daniel Innerarity

La competencia para aprovechar el tiempo no solo se manifiesta en los resultados de la
compañía. Esta también tiene que ver con el éxito en las relaciones sociales, el
mantenimiento de la capacidad de acción de los equipos de trabajo y la efectividad
personal en la vida cotidiana y laboral.
La experiencia que se tiene sobre el hechode que el tiempo es escaso se intensifica a
medida que aumentan el ámbito de ocupaciones significativas entre las cuales tenemos
que decidirnos, pero también cuando el tiempo que hemos asignado a nuestros proyectos
se ve invadido, con frecuencia, por las urgencias del jefe y de la organización.
Seleccionar y priorizar estas actividades no es sólo cuestión de discernir entre lo urgente y
loimportante, sino además cuestión de hacer coordinar nuestro propio tiempo con el de
otros para alcanzar los resultados con un sentido de cooperación.
Daniel Innerarity en sus reflexiones sobre el manejo del tiempo, dice que para muchos el
reloj y el calendario se han convertido en una metáfora de coacción y afirma que la gente
es “esclava del reloj”. “Estas personas, desde su punto de vista, no...