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INFORME ADMINISTRATIVO FINANCIERO – ONB Y SUS EMPRESAS
Guatemala, 25 de abril de 2,013
Planteamiento del problema
Por medio del presente informe se presenta el análisis de la situación actual de la empresa, en donde se dan algunas recomendaciones que deberán de incrementarse para un mejor control de los activos, el inventario, el control de los gastos y costos de los artículos que secomercializan para la obtención de la mayor y mejor ganancia posible y llevar las cuentas de Distribuidora ONB y sus empresas asociadas.
A continuación el detalle de las actividades realizadas, los hallazgos encontrados y recomendaciones que deben ayudar a un mejor entendimiento y una fácil realización de las actividades de la misma.
1. Para mayor facilidad del manejo de la oficina de ONB y susempresas asociadas se reviso como primera fase la facturación emitida a todas las escuelas, en igual forma se reviso todas las operaciones de cuenta corriente de las escuelas. (Cargos por medio de facturas, y descargos por medio de pagos con cheques) los descargo de facturación se partió de los saldos que se encuentran anotados en los Estados de Cuenta Corriente operados por Nancy Montufar del año2,012, con las operaciones desde Enero hasta el 17 de abril de 2,013.
2. Se sumaron y confirmaron los saldos de las facturas con los totales de artículos con los valores de los precios unitarios, apuntados en facturas (No existe para muchos artículos un catalogo de precios) por lo que se toman como validos los que se ven en facturas.
3. Se separaron las facturas que se han emitido a nombre de laSecretaria de Asuntos Administrativos y de Seguridad de la Presidencia de la República (SAAS) se sumaron por cada empresa y se operaron en cuenta corriente a nombre de SAAS.
4. Se elaboro cuadro con los pagos efectuados por la Secretaria, por el sistema de contabilidad del Estado denominado CUR.
5. Se cuadraron las facturas y abonos a las cuentas corrientes de los comandos que se operan.
6. Serealizaron cuadros de resumen de las cuentas corrientes de Escuelas, SAAS, y comandos Militares
Para la realización del trabajo se conto con la colaboración de todos, por lo que los conceptos y recomendaciones que se ponen, son solo para lograr una mejora y facilidad en las operaciones diarias de la oficina, y para llevar un mejor control e incremento de los ingresos y ganancias de la empresa yno para crear zozobra por lo que algunas son fáciles de incrementar y no requieren de ningún costo o esfuerzo adicional al que ya se hace.
Atentamente,

Guillermo Pellecer Morales

FACTURACION:
Hallazgo:
La correlatividad de la facturación está alterada en la Empresa PROALIC
1. Falta la factura Serie “A” 000329, cuando se pregunto que podía haber pasado, se indico que porqueera necesario mandar a la imprenta a hacer nuevas facturas esta factura fue enviada como muestra.
Recomendación:
Se debe dejar documentado con una hoja firmada de autorización por uno de los propietarios (Don Otto, Renato, Julio, Doña Estelita, Heidi) en donde conste que ese documento se encuentra fuera por una razón, mientras ese documento es regresado a su lugar debidamente anulado.Hallazgo:
Se encontraron varias facturas anuladas, solo se le pone el enunciado de anulado y no se adjuntan las originales y las copias, se envían a contadora para su registro.
Recomendación:
Se debe de dejar la original de la factura anulada y todas sus copias. Como estas facturas son enviadas a la contadora, entonces se debe de adjuntar fotocopia con la copia celeste en donde se detalle el motivopor lo que fue anulada, firmada y autorizada por uno de los propietarios (Don Otto, Renato, Julio, Doña Estelita, Heidi).
Hallazgo:
Las facturas Serie “C” 003002 – 003003 de la empresa Distribuciones ONB no hay copia de las facturas en el correlativo de la misma.
El siguiente listado de facturas falta la copia del correlativo. Serie “C”
003004 al 003007, 003010, 003014, 003020, 003023,...