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Lectura: Buenas prácticas en administración de proyectos: los grupos de procesos


Es común ver profesionales tratando de realizar buenos proyectos. A partir de la experiencia previa, se disponen a realizar todas las acciones que consideran que de seguro lo harán exitoso.

En muchos casos, estos profesionales centran sus esfuerzos en realizar un “excelente” cronograma, con todo lujo dedetalle, en el que enumeran las actividades de todos los niveles, grados de complejidad y responsabilidad.

Este proceso les toma varios días, e incluso semanas, dependiendo del tamaño del proyecto y de su experticia y la de su grupo de trabajo en definir la estrategia de ejecución del proyecto, individualizar actividades y el uso de herramientas informáticas para el manejo de redes, compresión deactividades, etc.

Paralelamente, realizan un detallado presupuesto que, ahora sí, va a ser exacto. Usan lo mejor de sus conocimientos, se apoyan en expertos y en bibliografía y, con ese bagaje, trabajan en un gran desglose de actividades.

Están seguros de que un buen cronograma y un buen presupuesto al inicio del proyecto, garantizan el éxito de este. Luego piensan que lo único quedeberán hacer es ser estrictos con él y exigir a su equipo, y a sí mismos, no apartarse ni un ápice.

Esta es una práctica y una creencia común, con la que la mayoría de los lectores y el autor de este artículo se han identificado en algún momento de su práctica profesional. Sin embargo, es probable que también se identifiquen con la experiencia posterior: el venerado cronograma, elevado al altar dela pared, en un marco y con un nivel de detalle que a veces no permite distinguir entre líneas, se torna obsoleto, pues algunas actividades se han atrasado en el comienzo del proyecto, por lo que el programa de trabajo ya no es útil, dado que los hitos y fechas cruciales se han tenido que correr y han aparecido algunas relaciones entre actividades que no se esperaban. La consecuencia es que,lamentablemente, hemos contribuido al consumo de papel y tendremos que reciclarlo, para por lo menos no sentirnos tan mal, así como todos los ejemplares del cronograma que se habían distribuido con tanta ilusión. En cuanto al presupuesto, al estar relacionado estrechamente con el programa de trabajo, el gran esfuerzo inicial arroja el mismo resultado. La pérdida de credibilidad consecuente traeaparejada la desmotivación, pues a la pequeña victoria de terminar el cronograma, no el proyecto, ha seguido nuestra primera derrota, cual es bajarlo del altar.

Esta situación se da porque en la administración de proyectos, se debe entender que los procesos ligados con la planificación no son de "una única vez". En cada fase o etapa del proyecto necesitamos realizar actividades ligadas con laplanificación, al mismo tiempo que otras de ejecución, control y cierre. El entender estos procesos como un evento único e ignorar la importancia de ejecutarlos en varias oportunidades, en forma flexible y con un adecuado registro de cambios, es la fuente de los mayores problemas y frustraciones de los profesionales que administran proyectos. De alguna forma, el famoso dicho “no es lo mismo verla venirque bailar con ella” se cumple, porque una cosa es ver el proyecto a distancia y otra cuando las fases se acercan en el tiempo y debemos ajustar nuestra visión para ver con mayor detalle la complejidad o simplicidad de las próximas actividades y sus relaciones.

Para Indeinsa de Costa Rica, los proyectos por definición tienen una fecha de inicio y finalización determinados, al igual que unalcance, presupuesto, resultados específicos y recursos asignados. Adicionalmente, cada proyecto, por similar que sean las actividades y los alcances, se tornan diferentes porque las circunstancias cambian y las cosas siempre son distintas cuando se lidia con personas.
La empresa Sagesse de República Dominicana define como el ciclo de vida del proyecto al conjunto de fases que lo componen, que...