AGC PG03 TOMA DE INVENTARIO CICLICO Y CONCILIACION DE PROD

1. AFECTA

El proceso de Gestión de Facturación, Gestión de Despacho y Suministros e Inventarios.

2. PROPÓSITO

Establecer un control más constante sobre los inventarios físicos, con el fin de detectar, disminuir, identificar y solucionar a tiempo errores en facturación, compras, traslados y en general movimientos de inventarios.

3. POLÍTICA

Para CASAMOTOR S.A. es indispensable tener unprocedimiento que contribuya a un control más estricto sobre el inventario físico, siendo este uno de los principales activos de la Compañía.

4. REFERENCIAS
Formato de Conteo Físico, es un listado de SAP que se baja a Excel
Formato Medición y liquidación tanques producto a granel.
Formato Medición y Liquidación contenedores producto a granel.
Formato Medición y liquidación compartimentos vehículogranelero.
Formato de Acta de Inventario.
Formato de registro de parejas de conteo
Planilla de relación de documentos de corte
Planilla de control de despachos durante el inventario


5. DEFINICIONES

Inventario Cíclico: Inventario que se realiza para controlar el producto físico de una bodega, en un periodo inferior a un año.




Custodio: Persona encargada de la custodia del inventario físico debodega.

Plan de Acción: Conjunto de actividades compuesto por dos componentes:
1. Una vez se detecte el problema se debe identificar su causa.
2. Determinar e implantar medidas correctivas para no incurrir en el mismo error
Lista de Chequeo: Requisitos que aseguran que en la toma de inventario no se presenten diferencias por falta de cierre de movimientos antes de su ejecución.

ITEM
PROCESOACTIVIDAD
1
COMPRAS
Revisar que los productos y cantidades registradas en el sistema están de acuerdo con lo recibido físicamente y en la bodega correcta.
Garantizar que todo producto recibido físicamente esta registrado en el sistema
2
TRASLADOS ENTRE BODEGAS
Revisar que los productos y cantidades registradas en el sistema están de acuerdo con lo enviado físicamente en la bodega correcta y revisarel stock que se encuentra en traslados.
VER ANEXO 1
3
VENTAS
Garantizar que todas las correcciones por devoluciones de producto están registradas en el sistema.
Garantizar que todos los productos entregados están debidamente facturados y contabilizados en SAP.

4
CONSUMOS
Garantizar que los consumos en la operación están registrados correctamente como facturación a Casamotor.
VER ANEXO 2
5VENTAS
Revisar por la transacción VF04 si existe alguna entrega que por error del sistema este sin contabilizar.
6
PRODUCTO NO FACUTRADO Y ENTREGADO (REMISIONADO)
Cabe anotar que no debe existir productos entregados sin facturar, si los hay debe existir autorización expresa del Gerente de operaciones o del Jefe de compras
7
PRODUCTO BLOQUEADO
Revisar el stock de producto bloqueado que generalmenteobedece a producto no conforme
8
OPERACIONES
Diligenciar los documentos: Planilla de registro de parejas de conteo, planilla de relación de documentos de corte
9
OPERACIONES
Imprimir listado de inventario
VER ANEXO 3
10
CONSIGNACION DE EXXONMOBIL
Esta figura se maneja expresamente en Yopal

Invitado a Inventario: Una ó mas personas que se encuentren actualmente trabajando con Casamotor S.A. y hayafirmado contrato, necesariamente ajeno al personal que maneja la bodega y los productos que en ella se encuentran. Por otro lado, pueden ser personas que no estén vinculadas laboralmente con Casamotor S.A.

REQUISITO

El Jefe de Bodega debe garantizar que los productos estén organizados por referencias; de lo contrario se suspende el inventario y el Jefe de Bodega asume la responsabilidad.


6.PROCEDIMIENTO


ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE





1

Verificar la organización de las parejas de conteo
Mesa de control
2


Para el granel se debe verificar que los instrumentos estén bien calibrados, las tablas de aforo deben estar vigentes, identificar los contenedores llenos y parcialmente llenos y asegurar que los carrotanques se encuentren en posición horizontal.
Jefe de Bodega ó...