Alcance de los estudios de los administradores

ALCANCE DE LOS ESTUDIOS DE LO ADMINISTRATIVO

PLANIFICACIÓN DEL ESTUDIO:
Ningún esfuerzo de mejoramiento administrativo debe iniciarse sin una cuidadosa planificación y preparación previa del curso de acción que habrá de seguirse para alcanzar su propósito.

El primer paso dentro de la planificación del Estudio de Organización & Métodos es definir la naturaleza del problema y detectar lasprincipales fallas a resolver, para luego determinar con claridad el objetivo del estudio y con ello evitar malos entendidos que obstaculicen o dispersen el trabajo. Cuando se ha definido la naturaleza y el objetivo del estudio, debe llevarse a cabo una investigación preliminar o reconocimiento para determinar la situación actual y visualizar los estudios que se deben realizar, la complejidad dela investigación, las técnicas más apropiadas para realizarlo y los posibles costos de las propuestas de solución.

El estudio preliminar por ser el primer contacto con la realidad que se va a estudiar, puede dar una idea de la magnitud del problema, detectar los inconvenientes que pueden surgir durante el estudio proporcionando nuevos elementos de juicio a considerar y como consecuencia deello provocar una reformulación del estudio en términos más objetivos. En términos generales los objetivos de la investigación preliminar son:
• Determinar las necesidades específicas que existen dentro del campo de aplicación y la identificación del problema que requiere atención prioritaria.
• Descripción detallada de la ubicación, naturaleza y extención del problema.
• Establecer el tipo deconocimientos técnicos o habilidades que se requerirán para resolver el problema.
• Estimar el tiempo, recursos humanos y materiales que serán necesarios para resolver el problema, así como las técnicas administrativas

Determinada la naturaleza y la magnitud del problema, definido el objetivo del estudio y practicada la investigación preliminar debe formularse el plan y los programasde trabajo para llevarlo a cabo, examinando las diferentes opciones para efectuar la investigación definitiva y fijar las normativas y condiciones generales que regirán su desarrollo. Esta última etapa de la Planificación del estudio debe presentarse en un informe que indique la apreciación del problema y el plan de trabajo que se utilizará para resolverlo, especificando con claridad que es loque se va a realizar y por qué, en donde, cómo, cuándo y quienes lo harán, así como las acciones, los recursos, el tiempo y el costo de su elaboración e implementación.

Este documento debe contener una explicación clara y concisa de las áreas de investigación que cubrirá (sistemas, procesos, funciones, puestos, etc.) y de los hechos, datos e informes que sean necesarios para llegar aconclusiones y recomendaciones sólidas y efectivas, a través de la descripción de los siguientes contenidos:
• Antecedentes y justificación del estudio
• Propósito y objetivos del estudio y los resultados que se esperan obtener
• Alcance y limitaciones del estudio
• Acciones o fases necesarias para lograr el objetivo
• Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios en cada acción o fase delestudio
• El cronograma de actividades que indique las fechas de inicio o terminación de cada acción o fase del estudio
• Las estrategias y tácticas administrativas que se adoptarán para conducir la investigación
• La delimitación de responsabilidades para cada una de las fases del estudio
• Los programas auxiliares de información y orientación acerca de la naturaleza y propósitos del plan.RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN:
Es importante recopilar información general de tipo documental sobre: manuales, leyes, decretos, acuerdos, reglamentos, informes, estadísticas, anuarios y estudios anteriores sobre el área o problema a evaluar, así como información específica del campo de trabajo sobre: organigramas, descripciones de puestos, expedientes del personal, datos sobre volúmenes de...