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CAPITULO 3
CONCEPTUALIZACION DEL PROCESO DOCUMENTAL
GESTOR DOCUMENTAL
La información constituye uno de los activos más importantes para una empresa, la posibilidad de gestionarla significa clasificar, acceder, archivar e integrar documentos es un verdadero reto ya que en la mayoría de los casos se encuentran dispersos y desordenados lo cual implica que se produzcan pérdidas de tiempoconsiderables en la localización de los mismos.
La gestión documental es una práctica casi tan antigua como la escritura, nace de la necesidad de documentar, archivar y ordenar, pues los documentos son parte vital de la sociedad desde tiempos inmemorables y es en ellos en donde se encuentra escrita la historia de la humanidad.
La gestión documental es un conjunto de normas, técnicas y procedimientosque nos permiten el manejo óptimo de estos recursos mediante flujos de trabajo para cada uno, proporcionando pronta recuperación de la información que en ellos exista además determina el tiempo que cada uno de deba guardarse, eliminar los obsoletos y asegurar la conservación indefinida de aquellos más valiosos, de acuerdo a los lineamientos definidos por la empresa. La gestión documental se hatransformado en una necesidad y un problema al mismo tiempo para las empresas tomando en cuenta el costo en almacenes, tiempo invertido en la organización y búsqueda de documentos, gastos extras en impresoras, fotocopiadores, fax, etc.
El acceso y uso frecuente que las empresas hacen de cierta información almacenada o la importancia en sí de esta, impulsa a buscar soluciones más óptimas yaplicables que proporcionen ventajas sobre la gestión documental tradicional, tomando en cuenta que históricamente esta actividad era ejecutada únicamente por administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas eran libros de registro, carpetas, archivadores, etc. que dado el avance tecnológico se consideran hoy en día precarias y obsoletas, el empleo de tecnologías de información ycomunicación trajo consigo el uso de bases de datos, ofimática, correo electrónico, propiciando así la necesidad de almacenar, capturar, clasificar y conservar documentos electrónicos al igual que los físicos.
En la mayoría de empresas la organización de los documentos la llevan en archivadores de gran tamaño, dificultando en exceso la localización de los mismos, es la razón por la cual se handesarrollado múltiples soluciones para el manejo documental como parte de un ECM o Manejador-Gestor de Contenidos Empresariales, que permite dividir la gestión documental en etapas:

* Captura
* La captura consiste en la definición, digitalización, procesamiento, reconocimiento, jerarquización, categorización e indexación de los documentos.
* Gestión
* La gestión consiste en el ciclode vida que atraviesa un archivo como por ejemplo:
* Creación
* Revisión
* Aprobación – Rechazo
* Bloqueo
* Versionamiento
* Eliminación

* Estas acciones permiten llevar el control necesario para lograr el control deseado
* Preservación
* La preservación consiste en capacidad de almacenar y organizarestructuradamente la información ya generada mediante:
* Repositorios estructurado y no estructurados
* Medios de almacenamiento como(CD, DVD, HD, RAID, entre otros)
* Respaldos y Recovery cronológicamente, estableciendo la prioridad de la información a respaldar, si son situaciones críticas como una Base de Datos que sea de primer orden debe ser respaldado a diario por el contrariola información de una PC de un usuario terminal puede ser respaldada cada mes.
* Difusión
* Se refiere a entregar la información personalizadamente por el medio que se necesite como:
* Papel impreso
* Fax
* Email
* Web
* Procurando que sea entregada a l destinatario correcto y en la hora deseada.
* En esta etapa es cuando se...
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