Almacén

“Procedimientos en los Departamentos de Almacén, Compras y Ventas” (Actividades Cotidianas)

Conceptos Claves: Stock Mínimo o Máximo, Volumen Óptimo de Pedido, Valoración de Existencias, Factura, Albarán y Pedido, Bandejas de Documentos o Carpetas Colgantes Etiquetadas,…

PRIMER PASO - Almacén:
1. Damos de alta a los artículos de nuestra empresa. Realizarás una ficha de control deexistencias para cada uno de tus artículos.  En facturaplus lo harás mediante la opción Artículos/añadir. Al mismo tiempo daremos de alta a nuestros principales proveedores.
2. Crearemos órdenes de reposición para varios artículos, por duplicado, para que el departamento de compras adquiera las unidades necesarias hasta alcanzar el stock máximo. Una copia se depositara en la bandeja de recepción decompras y la otra se archivará en la carpeta colgante de "Órdenes de reposición pendientes". 
SEGUNDO PASO – Compras: 
1. Al recibir las órdenes de reposición de artículos, verificamos los datos de proveedores, viendo los proveedores que nos lo suministran; y emitimos los pedidos correspondientes. En Facturaplus Almacén/Pedidos. Los pedidos quedarán registrados en la Ficha de Control dePedidos. Los pedidos se emitirán por duplicado; una copia se archiva en la carpeta "Pedidos pendientes de recibir" y la otra se deposita en la bandeja de salidas.
TERCER PASO – Almacén:
1. Cuando en Almacén (bandeja) recibas una nota de entrega o albarán, deberás buscar en la carpeta el pedido correspondiente y la orden de reposición en su carpeta correspondiente. Compararemos el albarán con elpedido. Si la mercancía es conforme; deberás firmar y poner la fecha de recepción en la orden de reposición; grapar el albarán con el pedido y la orden de reposición y anotar la entrada en la ficha de control de existencias correspondiente a cada producto.
2. En facturaplus, anota la recepción en el programa: Entra en Almacén/Pedidos y selecciona el pedido que realizó el departamento de compras;Pulsa sobre él con el botón derecho y sobre la opción Albarán e introduce la fecha de la recepción. Para visualizar el albarán generado entra en la opción Almacén/Albaranes. Comprueba también que los artículos han entrado; si se ha hecho correctamente, verás que en artículos ya aparecen las unidades adquiridas. Por último archiva el albarán/pedido/orden de reposición grapados en la carpetacolgante "Albaranes pendientes de factura".
Si la mercancía no fuera conforme comunica a Compras la devolución correspondiente mediante una nota de incidencias y deposítala en la bandeja de compras para que puedan realizar la correspondiente reclamación.
CUARTO PASO – Compras:
Cuando se reciba en el departamento de compras la factura de un proveedor por la compra de mercaderías deberás realizar lassiguientes tareas: 
1. Buscar en la carpeta "Albaranes pendientes de factura" el albarán/pedido/orden de reposicion grapados.
2. Comprobar que la factura es correcta, repasando los cálculos.
3. Anotar la factura en el "Registro de facturas recibidas".
4. Completar los datos en el control de pedidos (número de albarán, fecha de recepción, número de factura,…).
5. Si estamosrealizando el proceso en el progrma Facuraplus, generarás la factura correspondiente entrando en la opción Almacén/Albaranes, seleccionando el albarán correspondiente y con el botón derecho opción Factura, introduciendo la fecha de la factura. Visualizamos la factura generada en Almacén/Facturas/Imprimir/visualización previa. Comprueba la factura pero no la imprimas, ya que tienes la que te ha enviadoel proveedor. Entrega posteriormente la factura a Contabilidad. Archiva albarán/pedido/orden de reposición en la carpeta archivadora de "Compras". Comprueba la ficha de Facturas Recibidas.
QUINTO PASO – Ventas:
Cuando en la bandeja de ventas se deposita una nota interna solicitando un presupuesto por parte de un cliente, debemos realizar las siguientes tareas:
1. Realiza el presupuesto...