Ambiente de Control

AMBIENTE DE
CONTROL

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
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La estructura organizacional es el marco en que las actividades
son planeadas, ejecutadas, controladas y monitoreadas para
lograr los objetivos al nivel de la entidad.
La máxima autoridad debe crear una estructura organizativa
que atienda el cumplimiento de su misión y apoye efectivamente
el logro de los objetivosorganizacionales, la realización de los
procesos, las labores y la aplicación de los controles pertinentes,
la que deberá ser formalizada en un organigrama.

CARACTERÍSTICAS:
Define áreas críticas
 Establece líneas de reporte
 Se desarrolla en base a la naturaleza de sus
actividades
 Permite una gestión efectiva de riesgos
 Dependencia de la estructura organizacional
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ETAPAS:
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Departamentalización.- Se agrupan por actividades de trabajo
similares de manera lógica y eficiente. El criterio que se adopte
para esta agrupación depende del tamaño de la empresa, el bien
o servicio que presta y hacia qué mercado se dirige.
Los beneficios deben estar asociados al ahorro de costos, es
decir, la mejor utilización de los recursos y la empresa pueda
obtener mejores resultados en lagestión.

ETAPAS:
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Asignación de Actividades.- La asignación de actividades se
hace a las unidades definidas en la departamentalización, esta
asignación se la realiza por diferentes criterios como por
ejemplo la semejanza, intereses o jerarquía.

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Estas actividades son de dos tipos:
 Cadena de Valor: Recepción, Producción, Entrega,
Mercadeo, Venta, Servicios
 Respaldo:Administración, Talento Humano, Desarrollo de
Tecnología.

ELEMENTOS:
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La estructura organizativa esté debidamente centralizada o
descentralizada dada la naturaleza de las operaciones que
realice la entidad; o sea, que su diseño cumpla con los niveles de
información necesaria, así como los fines que ésta persigue.
Cada estructura esté lo debidamente fundamentada no sólo en ladescripción de las funciones de cada directivo y trabajador, sino
con el flujo informativo necesario ¿Qué se hace con la
información recibida? ¿De dónde proviene? ¿Hacia dónde va la
que emite un puesto de trabajo o área?

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En el proceso de definir responsabilidades cada directivo o
trabajador debe conocer su verdadera responsabilidad para con
la función que realiza, tanto desde el punto devista informativo
como de lo que hace, con relación a los medios y recursos en su
poder; poseer un nivel de información constante con relación a
los cambios o reingenierías de procesos internos.

ASOCIACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

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La forma más eficaz de dejar plasmado explícitamente los
niveles de autoridad y responsabilidad graficados en el
organigrama es mediante lacreación de un manual de
organización y funciones. En este manual deben quedar
claramente establecidos las responsabilidades, las acciones y los
cargos, en la misma medida que se establecen las diferentes
relaciones de jerarquía y de funciones para cada uno de ellos.

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En el caso que se decida delegar autoridad es necesario evaluar
el nivel de competencia y de responsabilidad de lapersona
seleccionada y la dirección debe aplicar acciones efectivas de
supervisión a la acción delegada y sus resultados.
El Ambiente de Control se fortalece en la medida que los
miembros de una entidad conocen claramente sus deberes y
responsabilidades. Ello impulsa a usar la iniciativa para
enfrentar y solucionar los problemas, actuando siempre dentro
de los límites de su competencia.

Laasignación de responsabilidad, la delegación de
autoridad y el establecimiento de políticas crean las bases
para dar seguimiento a las actividades y el sistema de
control, así como establecen las acciones de las personas
dentro del sistema de Control Interno.
 Hay que tener en cuenta que la responsabilidad y la
autoridad son dos términos extremadamente diferentes, a
pesar de que en...