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Crear la primera tabla

Ya hemos visto que en una base de datos de Access puede haber varios objetos: tablas, consultas, formularios, etcétera. Nuestra insistencia en este tema es para evitar que confundas las bases de datos con las tablas, como ya vimos.

Pues bien, como los objetos esenciales en las bases de datos son las tablas, vamos a empezar nuestro trabajo creando las tablas denuestra base de datos. Para hacerlo, vamos a usar el mismo ejemplo que empleamos para explicar los conceptos de tablas relacionadas: un curso de formación en un centro.

Pensar la tabla antes de crearla

A la hora de crear una tabla, el primer paso es tener claro qué contenido queremos almacenar en dicha tabla. En el ejemplo de los alumnos, tenemos que decidir qué información de cada alumno vamos aincluir en la tabla: su nombre, los apellidos, la dirección, etcétera.

Como ya vimos en el capítulo 1, cada «categoría» de información se llama campo de la tabla. Por tanto, hay que decidir cuáles van a ser los campos de la tabla. A la hora de decidir los campos, hay unas normas básicas:

ð Usar nombres de campos que tengan sentido, ya que esto facilitará el trabajo de llenado de la tabla ysu posterior comprensión.

ð Crear todos los campos que sean necesarios, teniendo en cuenta que es mejor que los datos estén en distintos campos si vamos a realizar búsquedas por ellos. Por ejemplo, puede haber un campo Dirección que incluya la dirección, el código postal y la población, pero eso impedirá que en el futuro puedas ordenar la tabla por códigos postales o por poblaciones, que es muyútil. Es mejor crear un campo Dirección, otro campo Población y otro Código postal.

ð No usar como campo un valor que se calcule a partir de otros campos. Por ejemplo, no incluir un campo con el precio con IVA, otro con el precio sin IVA y otro con el IVA correspondiente.

En el caso concreto de los alumnos, la lista de campos podría ser la mostrada en la figura 3.1, que es el resultado finalde esta parte del capítulo:



Figura 3.1. Ejemplo de los campos de la tabla

ð El Nombre del alumno.

ð Los Apellidos del alumno. Observa que separamos el nombre de los apellidos, para poder realizar búsquedas y clasificaciones por estos apellidos.

ð La Dirección que incluye la calle (avenida o plaza), el número, el piso y la letra. Pero no incluye la población, ni la provincia ni elcódigo postal.

ð La Población en la que vive.

ð El Código postal.

ð La Provincia.

ð El teléfono particular.

ð El teléfono del trabajo.

ð El teléfono móvil.

ð La fecha de nacimiento (para felicitarle por su cumpleaños).

ð Un campo de Notas. El campo Notas es muy útil en la mayoría de las tablas para escribir lo que se quiera sobre el contenido de un registro.

Crear unatabla desde cero

El título de este apartado se debe a que hay varias formas de crear una tabla. Para crear la tabla de alumnos, vamos a hacerlo desde cero, sin ayuda de ningún asistente de Access.

Nota

Los asistentes son comandos especiales de Access preparados para ayudar en la creación o modificación de tablas, consultas, formularios, etcétera.

Los pasos que tienes que seguir son:

1.Abre la base de datos en la cual quieres crear la tabla. Ya vimos cuál es el proceso en el capítulo anterior: primero ejecuta Access y después haz clic en el nombre de la base de datos. En nuestro ejemplo, selecciona CentroDeFormación y haz clic en Aceptar.

2. En la ficha Crear de la cinta de opciones, haz clic en el comando Tabla situado dentro del grupo de comandos Tablas. El área detrabajo mostrará la tabla vacía en el modo vista Hoja de datos, que recuerda a las hojas de cálculo de Excel porque se compone de filas, columnas y celdas.

3. Para empezar a crear los campos de la tabla, es mejor cambiar al modo de vistaDiseño; para eso ve a la cinta de opciones en su ficha Herramientas de tabla, y pulsa en el grupo Vistas el comando Ver, elige Vista Diseño. Observa que el punto...