Analisis Del Ciclo De Compras

ANALISIS DEL CICLO DE COMPRAS:
INICIO DEL PROCESO SOLICITUD DE COMPRAS

1.- Definición:
Es una serie de operaciones, cuyo objetivo es la adquisición de materiales o equipos según la necesidad. El mismo involucra un ciclo de compra que entre en funcionamiento según las prioridades de cada unidad funcional de la empresa.
El Ciclo de Compras.
El ciclo de compras se encuentracomprendido por cinco etapas:
1. Análisis de las Solicitud de Compras.
2. Investigación y Selección de Proveedores.
3. Negociación con el Proveedor (seleccionado).
4. Acompañamiento de Pedido (Follow-Up).
5. Control de la Recepción del Material Comprado.

2.- Punto de Origen:
Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras e inicia cuando el organismo encargado de laadquisición recibe la solicitud de compras, emitida por el área de punto o sección que requiera un determinado producto. El organismo de compra efectúa el análisis del pedido, para conocer los antecedentes del material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, época adecuada para su recepción entre otros.
3. Modelo de Solicitud de Compras.
Es un documento que un compradorentrega a un vendedor para solicitar ciertas mercaderías en el se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio las condiciones de pago y otros datos importantes para la operación comercial.
Por lo general, la orden de compra menciona el lugar y fecha de emisión, el nombre y domicilio del comprador y del vendedor, datos impositivos, detalles de las mercaderías pedidas ycondiciones de pago y entrega. Es importante que se aclare que dicho documento no es válido como factura.
La orden de compra tiene, al menos, un duplicado, ya que se entrega el original al vendedor mientras que el comprador se queda con el duplicado. De esta manera, ambos tienen constancia de la operación que se concretará: el comprador, para demostrar qué mercaderías ha solicitado; el vendedor, parapreparar el pedido e iniciar el proceso de facturación.
Puede decirse, en definitiva, que la orden de compra es una solicitud escrita de determinados productos a un precio acordado y con ciertas condiciones de pago y entrega. Se trata de una autorización que el comprador concede a que le presenten una factura por la compra de las mercancías.

“ORDEN DE COMPRA”



4-. Fecha de Efectuar elPedido:
Para realizar la solicitud de mercancía a determinado proveedor deben tomarse en cuenta ciertos factores entre esas tenemos:

* La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en términos de la opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere.

* La persona encargada de hacer lascompras de los materiales para la producción debe recibir una solicitud de compras, sin la cual no puede iniciar ningún trámite para efectuarlas.

* Control de inventario, permite verificar la disponibilidad de mercancía y basados en la solicitud de compra determinar si es el momento adecuado para ejecutar dicho pedido.

* La solicitud de compras es un instrumento de control que además deamparar la operación, evita que se efectúen compras cuando no es necesario hacerlas

5-. Cantidad a solicitar

Esta comienza cuando el organismo encargado de la adquisición recibe la solicitud de compras, emitida por el área que requiere un determinado producto.
* Se efectúa el análisis del pedido, para conocer los antecedentes del material

* Especificaciones

* Cantidadesrequeridas
* Época adecuada para su recepción entre otros.

6-. Ejemplares a emitir y su destino
Es conveniente, que la solicitud de compras se elabore por triplicado para darle el siguiente manejo:

1. Una copia debe guardarla la persona que solicita la compra, ello le permitirá corroborar que el material que llega al almacén de materia prima, es efectivamente el que se solicitó....