Analisis Documental

Análisis Documental Blogikat
El objetivo del análisis documental es el de definir el “Modelo de Gestión Documental Corporativo del Cliente”, el cual podría ser implantado a través de su Intranet con una herramienta como Microsoft SharePoint.
El objetivo principal del estudio documental será la creación del catálogo de tipos documentales del cliente, identificando las necesidades de indexación(propiedades de los documentos) de los diferentes tipos documentales, así como los criterios de conservación de cada tipo dentro del sistema SharePoint.
El ámbito del análisis de documentos se realizará a nivel corporativo incluyendo en el estudio los todos los documentos del cliente, que comprenderá tanto los documentos que están involucrados en los procesos de negocio, como el resto de ladocumentación que se produce internamente o se recibe en el cliente desde fuentes externas.
Descripción del estudio documental
En el esquema a continuación se detallan las etapas propias de la Metodología de Proyectos de Soluciones Documentales que comprendería la ejecución de los siguientes trabajos: Definición, Desarrollo e Implantación de la solución.

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En la práctica el AnálisisDocumental consiste en la tarea de determinar y examinar el conjunto de documentos que están involucrados en los diferentes procesos de negocio de una organización.
Un documento podría adquirir diferentes formas; podría ser un complejo manual técnico que se envía a un cliente, una página en la web, que debe ser actualizada bajo determinados criterios en diferentes intervalos de tiempo, o un simplemensaje de correo electrónico de comunicación interna.
Los procesos de negocio donde están involucrados los documentos también pueden adquirir ámbitos diferentes: departamental, corporativo, etc. También es necesario valorar si el objetivo del Análisis Documental será realizado para lograr mejoras en un determinado proceso, o bien como una fase dentro de un proyecto más ambicioso de integraciónglobal de Gestión Documental en una empresa.
Preparación
Durante la fase de preparación del análisis se hará la planificación del proyecto y un catálogo de requisitos del sistema de gestión documental, especificaciones funcionales, estudio de flujos documentales y casos de uso del proceso bajo estudio y los documentos a los que afecta.
Una vez se haya entendido globalmente el contexto podremosestablecer los límites precisos del proyecto y, por tanto, del Análisis Documental. La definición del ámbito del Análisis Documental debe ser un compromiso acordado por todos los participantes del Proyecto de Gestión Documental para que éste termine con éxito.
Siempre es aconsejable partir los proyectos complejos en subproyectos complementarios más pequeños, con objetivos alcanzables en cortosplazos de tiempo que nos vayan permitiendo medir los beneficios obtenidos.
Se han de considerar en esta fase los siguientes aspectos:
· Normalización de los documentos: Estilos, logos, formatos, imágen corporativa.
· Estandarización de la solución: MoReq, Isad(G), PDF/A.
· Legislación aplicable: LOPD, firma digital, facturación telemática, digitalización certificada.
· Politicas deconservación y expurgo de la documentación.
· Proceso de digitalización de documentos.
· Requisitos de integración con otros sistemas de gestión: ERP, CRM, Correo, etc.
Análisis Documental
Una vez establecidos y acordados los límites del proyecto, se comenzará con las tareas propias del Análisis Documental, que pueden agruparse en las siguientes actividades:

· Toma de Datos
· Análisis
· Presentaciónde Resultados
Toma de Datos
Es una de las actividades más importantes dentro del análisis. La información omitida en esta tarea podría afectar negativamente al conjunto del proyecto, ya que habrá que incorporarla más tarde y podría afectar en cambios de diseño de la solución y, por consiguiente, en desviaciones temporales en la consecución del proyecto. O lo que es peor, podrían no...