Analisis

Requisitos Para Inscribir los Libros Contables de una Empresa
Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado.
Libros Principales
Llamados también mayores, y de acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben llevarlos siguientes libros:
Definición De Cada Libro
Libro Diario.
Se anotan en orden cronológico las transacciones a medida que van sucediendo a raíz de documentos de soporte como facturas, cheques, letras de cambio, pagares, etc.
Libro Mayor
Desglose específico de cada una de las cuentas que afectan el Diario para controlar sus saldos individuales. Este nos da la oportunidad de conocer porejemplo cuanto debemos, cuanto tenemos en la cuenta del banco, etc.
Libro de Inventarios y Balances.
Donde agrupamos las cuentas de Mayor, una por una y se lleva a cabo el proceso de saldar las cuentas para determinar la igualdad de débitos y créditos. Implica además el desglose de existencias o inventarios de la empresa.
Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventarioy un balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales
Libro de Actas.
Estos libros deben ser llevados por todas las Sociedades anónimas y de Responsabilidad Limitada como control de acuerdos y reuniones.
Libro de Cálculo de Mercaderías.
Toda empresa que sededique al comercio internacional debe llevar este libro como control de la actividad de importación.

Características
Es obligatorio mantener archivos contables hasta por cuatro años después del vencimiento de documentos y libros legales. Este periodo de vencimiento inicia el 1ero de Enero del año inmediatamente siguiente al cierre fiscal y finaliza el 31 de Diciembre de 4 años adicionales.Quienes soliciten la legalización de libros ante la Administración Tributaria, deben cumplir obligatoriamente con los siguientes requisitos:
1. Presentar en forma completa el formulario D-406, “Solicitud de legalización de libros”, el cual es gratuito y se obtiene en las Administraciones Tributarias.
2. Aportar los libros por legalizar con la información requerida en la razón de legalización ode cierre, pre impreso en el primer folio de cada libro, sin tachones ni borrones y con letra legible. Con excepción de los libros de actas en hojas sueltas, para efectos de conservación y seguridad y con el fin de garantizar la no sustitución de los folios, todo libro debe ser presentado en pasta dura y debidamente cocido y engomado.
3. Si se trata de una persona física, debe presentar la cédulade identidad.
4. Si es una persona jurídica y su representante legal se encuentra acreditado en nuestros registros, debe presentar su cédula de identidad, en caso contrario, si no está acreditado en nuestros registros, debe presentar además una personería jurídica vigente, con una fecha de emisión no mayor a tres meses.
5. Si la solicitud del trámite la realiza un tercero, la firma delcontribuyente o representante legal, deberá estar debidamente autenticada por un abogado o un notario en el espacio establecido para tal efecto en el formulario D-406 y en el anexo, si corresponde. En el caso de que la autenticación la efectúe un abogado, se acepta el uso del “sello blanco” o “sello de hule”, pero en el caso de que la realice un notario, debe estamparse el “sello blanco” respectivo. Enambos casos, debe adherirse a la solicitud la suma de ¢250.00 colones por concepto del timbre del Colegio de Abogados.
6. Al ser la legalización de libros un trámite considerado por la Administración Tributaria como delicado y por las implicaciones legales que del mismo se derivan, se entiende que la autorización que se indica en el punto anterior, es solo para la solicitud de legalización,...