andrea

INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVO DE GESTIÓN EN LAS UNIDADES
ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS

Código: I107-AG-001
Versión 1
Paginas: 1 de 8

ARCHIVO GENERAL

1. Objetivo
De acuerdo a las Políticas Institucionales, se da a conocer a la comunidad de la
Universidad Católica de Colombia, y a los responsables del manejo de los Archivos, el
fundamento teórico-práctico, sobre laorganización de los archivos de gestión, según la
Ley 594 de 14 de julio de 2000, Ley General de Archivo y Ley 527 de 1999, “Por medio de
la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se
dictan otras disposiciones”; lo cual permite ofrecer el servicio de consulta deinformación
eficaz en cada una de las Unidades Académicas y Administrativas y conservar el
patrimonio documental de la Universidad.
Definiciones:
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir comotestimonio e información a la persona o institución que los produce o
como fuente de la historia.1
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras
que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a
los asuntos iniciados.2
Soporte Documental: Medios en loscuales se contiene la información, según los
materiales empleados (papel, archivo audiovisual, fotográfico, fílmicos,
informáticos y sonoros).3
2. Momento de ejecución: Cada vez que se requiera.
3. Alcance
Este instructivo esta orientado a facilitar la organización de los Archivos de Gestión de las
Unidades Académicas y Administrativas de la Universidad Católica de Colombia.
4. AccionesActividades para la organización de Archivos de Gestión.
Paso 1º. Consultar la Tabla de Retención Documental – TRD- de la Unidad
Académica o Administrativa. Asegúrese de tener en sus manos la Tabla de Retención
Documental de su Unidad, aprobada por el Comité de Archivo de la Universidad, ejemplo:

1

COLOMBIA, Archivo General de la Nación-AGN-. Ley N° 594 Julio 14 de 2000: “Por medio de la cualse dicta la Ley
General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. Bogotá: AGN, 2000. Pág. 12.
2
Ibíd. P. 1.
3
Ibíd. P. 6.

INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVO DE GESTIÓN EN LAS UNIDADES
ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS

Código: I107-AG-001
Versión 1
Paginas: 2 de 8

ARCHIVO GENERAL

Paso 2º. Clasificar los documentos. Separe los documentos de Archivo y los
Documentos deApoyo.
a) DOCUMENTOS DE ARCHIVO: Registro de Información producida o recibida
por una persona o entidad pública o privada en razón de sus actividades o
funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico,
histórico o cultural y debe ser objeto de conservación
b) DOCUMENTOS DE APOYO: Aquellos documentos que no se consideran
como material de archivo, no sonproducidos o tramitados por la Unidad y son
de consulta personal, como: libros, revistas, periódicos, tarjetas de invitación,
plegables, circulares informativas, documentos personales, leyes, decretos,
acuerdos, resoluciones, etc.
Para las Comunicaciones, también conocidas como correspondencia; no deben
conformarse carpetas con correspondencia interna, externa, recibida o enviada, esta debearchivarse en las carpetas del asunto que tenga relación. Ejemplo: un oficio relacionado
con un Control o Informe de un Contrato, debe archivarse en el asunto que corresponda a
los datos del Contrato.
Paso 3º. Confrontar los documentos de las Tabla de Retención Documental. De
acuerdo al PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, proceda a conformar físicamente las
respectivas Series y Subseries, de acuerdo con lo...