análisis de casos - gestión de calidad

Auditando varios procesos de la red se encontraron documentos obsoletos de compras, producción, comercial, calidad e ingeniería.

La acción a tomar es una acción correctiva ya que la corrección" es una acción para eliminar una no conformidad detectada, por ejemplo, la corrección pudiera ser un reproceso o reclasificación, el reemplazo del producto no conforme con un producto conforme oreemplazar un procedimiento obsoleto con la versión vigente, etc.
El efecto más grande repercutirá en la productividad de la empresa; ya que no se cuenta con datos exactos de diferentes procesos que son vitales para el funcionamiento, éxito y sostenimiento de la empresa como tal.

Dicho caso pertenece al procedimiento y control de documentos código PR-01 del capítulo 4.2.3 de la norma donde segúnnuestro criterio la empresa a la cual le hicieron la auditoria no tuvieron en cuenta los siguientes puntos:
Aprobar documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.
Revisar y actualizar los documentos.
Asegurar que se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.
Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables al sistema de gestión dela calidad se encuentren disponibles en los puntos de uso.
Asegurar que se identifiquen los documentos de origen externo y se controle su distribución.
Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

Cabe anotar que cada área es la responsable de crear los documentos del proceso de sistemade gestión de calidad; pero el realmente responsable de que estos lineamientos se cumplan es el coordinador del sistema de gestión de calidad.
En cuanto el plan de acción se debe tener en cuenta lo siguiente:
Toda creación, modificación o actualización de documentos debe solicitarse por escrito al Coordinador. De esa manera tendrá conocimiento acerca de los procesos creados en cada área.
Encaso de actualizaciones de documentos, se debe:
Remitir al responsable de la elaboración, quien debe hacer los cambios descritos.
Una vez ajustado el documento se remite al responsable de la revisión para que verifique los cambios realizados y posteriormente se pasa al responsable de la Aprobación.
La revisión y aprobación de documentos, consiste en:
Verificar que el contenido sea correctoVerificar que el procedimiento descrito pueda realizarse
Verificar que las responsabilidades sean acordes a los cargos desempeñados
Verificar que el documento sea conforme con las condiciones establecidas en el Procedimiento de Elaboración de Documentos.

Una vez cumplido con lo anterior, la aprobación implica firma física del documento por parte del dueño del proceso y publicación enpor parte del Coordinador de Calidad.

Cuando corresponda a una actualización, se debe reemplazar el documento existente en el Sistema.

La elaboración del documento corresponde al responsable del tema, el propietario del proceso es quien revisa y la aprobación está a cargo del primer nivel jerárquico correspondiente.

La aprobación de todo documento se extiende a los formatos asociados, loscuales son validados por las áreas interesadas.

Consulta y Publicación de Documentos: El Propietario del Proceso debe realizar la divulgación de los documentos de su proceso, una vez estos sean aprobados.
El Propietario del Proceso debe conservar los registros de divulgación de los documentos aplicables al proceso.

Las copias físicas originales de los documentos aprobados se debenconservar en la oficina del Coordinador de Calidad, para tener acceso a estos documentos se debe solicitar su préstamo, donde se encuentran las versiones vigentes.
Es responsabilidad del Coordinador Calidad la actualización de los documentos del Sistema de Gestión de la
Calidad que se encuentran con el fin de evitar el uso de documentación obsoleta.

Cabe anotar que los documentos obsoletos...