Archivadores y gabinetes

ARCHIVADORES O GABINETES
Actualmente se encuentran en el mercado archivadores de distinto tamaño y capacidad. Los más usados son los de metal. Los encontramos en dos tamaños: carta y legal. De estos dos tamaños los hay de una, dos, tres, cuatro, cinco y hasta seis gavetas. Se fabrican también en madera y en materiales incombustibles para proteger los documentos contra el fuego. Encontramosademás, gabinetes para guardar planos, tarjetas, etc.

Una gaveta de archivo “estándar” tiene 26 pulgadas. En ella pueden guardarse de 4000 a 5000 papeles. Lo más conveniente, es guardar 4000 porque esto permite que exista espacio para dar cierto juego a las carpetas. En una gaveta de archivo puede haber de 30 a 40 guías. Detrás de ella pueden ir de 5 a 10m carpetas cada carpeta puede contener unmáximo de 100 papeles. Es conveniente que cuando hallan más de 100 papeles se prepare una nueva carpeta que llevara el mismo título que la anterior. A esta carpeta se le agregara un número que puede ser “2”. Se le colocara, de preferencia delante de la primera para evitar el equivocarnos al guardar los documentos.
Gabinete de Archivo
Garantiza que los sistemas de registro de las oficinas funcionen demanera eficiente. El uso de gabinete archivador para el almacenamiento de datos es una forma práctica y eficaz de mantener sus archivos bien organizados y de fácil acceso cuando los necesita. Es atractivo, así como funcional y tienen la ventaja adicional de mejorar el aspecto de su oficina y hogar.

Evaluación de las Necesidades
La elección de un gabinete archivador es una tarea importante encualquier oficina. La presentación es una necesidad continua de la mayoría de las organizaciones, y el gabinete que elija para el almacenamiento puede hacer esta tarea más fácil para usted y su personal. Una vez que usted sepa que necesita por lo menos de un gabinete, y probablemente más, para su almacenamiento de datos, usted debe evaluar sus necesidades de almacenamiento de archivos antes deapresurarse a cabo y la compra de un archivador.

La función de que su gabinete archivador es lo principal a considerar. Antes de hablar con un comerciante, pensar en el tipo de almacenamiento de archivos que necesita y la cantidad de la presentación que se lleva a cabo en su organización. Los tamaños de los documentos de trabajo será un factor en el tipo de gabinete archivador que elija.

Elpersonal quiere tener acceso constante al gabinete archivador, por lo que tendrán que estar situados cerca de las personas que los utilizan. Esto evita el movimiento innecesario y la pérdida de tiempo que se producirían si la base de almacenamiento de archivos en otra habitación. Además de ser un contenedor de almacenamiento para sus archivos, por lo tanto, un gabinete archivador también es partede su mobiliario de oficina. Su tamaño y el aspecto es necesario tener en cuenta, así como su funcionalidad, a fin de que quepan en el espacio que se le había asignado y armonizará con el resto de su accesorios.
ARCHIVO VERTICAL
Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando dentro de una guía de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otras con el borde que presentala pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que ahí se conserva.
El archivo vertical es un archivo que se mantiene para guardar recortes de periódicos y otra información impresa. El archivo vertical se puede definir como una selección de material informativo sobre temas relevantes, de actualidad, difíciles de conseguir o de interés transitorio. Estos materiales pueden serfolletos, recortes de periódicos o revistas, panfletos o volantes, ponencias, resúmenes, láminas, fotografías, tarjetas postales, sobretiros, boletines, fotocopias de materiales muy solicitados, o incluso, si se trata de libros deteriorados pero que aún son muy consultados, se puede obtener una fotocopia de la sección o capítulo que se requiere para integrarla como un documento más de la...