Archivistica . 1. Anexos. 2. Tablas de abreviaturas. 3. Memorandos. 4. Glosario. 5. Formularios. 6. Procedimientos documentados. 7. Control de documentos. 8. Control de registros de calidad.
1. Anexos.
2. Tablas de abreviaturas.
3. Memorandos.
4. Glosario.
5. Formularios.
6. Procedimientos documentados.
7. Control de documentos.
8. Control de registros de calidad.
Anexos y Tablas de abreviatura.
Anexo A
Un paso fundamental en el ejercicio de caracterizar un proceso, es la divulgación de la información y la validación de los resultados que se van alcanzandoDOCUMENTAR LOS PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos recogen las actividades, las tareas y los movimientos de un proceso y se despliegan según las necesidades operativas de la institución y el área.
Paso 1. Catalogar los procedimientos
Para relacionar o catalogar los procedimientos volveremos sobre el formato del anexo A, tal como lo ilustra la figura 6, y proceso a proceso iremos identificandocuales son los procedimientos que están directamente relacionados con un proceso y sus subprocesos.
Paso 2. Validar el resultado con los responsables del proceso Como ya se mencionó, un paso fundamental en el ejercicio de caracterizar un proceso, es la divulgación de la información y la validación de los resultados que se van alcanzando.
Anexo B
Paso 1. Diligenciar PRIMERASECCION Generalidades:
Tal como lo ilustra la figura 3, la primera sección del formato de levantamiento de Información contiene los siguientes campos:
Objetivo del Proceso. En esta casilla se establece con claridad y precisión el propósito del proceso.
Alcance del Proceso. En esta casilla se establece con donde inicia y donde termina el proceso, además de cuál es el alcance de suaplicación.
Líder de Proceso. Identifique el cargo que tiene como responsabilidad el coordinar, gerencia u orientar el proceso y responde por la efectividad de su resultado.
Paso 2. Diligenciar SEGUNDA SECCION Etapas del proceso, secuencia e interacción:
Es la sección central de la Caracterización de Proceso, e ilustra la secuencia e interacción del proceso con sus proveedores (Externosy/o Internos), las actividades principales y sus clientes (Externos y/o Internos) y está compuesta por los siguientes elementos (Figura 4):
Proveedores: Proceso, persona o tercero que suministra el producto o servicio, que se menciona en la columna de "Entradas"
Entradas: Producto, servicio, información, directriz u objeto de transformación necesaria para el inicio del proceso. Los insumos (equipos, papel, etc.) y Solo se consideraran entradas aquellas en las que el proveedor sea externo a la normatividad no se consideran entradas.
Proceso analizado.
Subprocesos o etapas: Describe de manera secuencial las actividades que se desarrollan en el proceso. Todo subproceso o etapa comenzará con una acción (verbo).
Salidas: Producto, servicio, información, directriz, etc.; Que es generado como resultado de la ejecución de los subproceso o etapas del proceso.
Solo se consideraran salidas aquellas en las que el usuario sea externo al proceso analizado.
Usuarios: Proceso, persona o tercero que recibe el producto o servicio, que se menciona en la columna de "Salidas".
Paso 3. Diligenciar TERCERA SECCION Requisitos e indicadores:
Es la secciónfinal de la Caracterización de Proceso, recoge los requisitos aplicables al proceso y los métodos de medición del mismo, está compuesta por los siguientes elementos (Figura 5):
Requisitos aplicables: necesidad o expectativa establecida para la prestación de un servicio o la gestión de un proceso, en el servicio público generalmente se refiere a disposiciones de carácter normativo, para eldiligenciamiento del formato, tenga en cuenta:
Requisitos Internos: liste toda la documentación que establece parámetros determinados al interior de la entidad para el desempeño del proceso.
Requisitos Externos: liste toda la documentación que establece parámetros determinados por el gobierno nacional o el congreso para el desempeño del proceso.
Indicadores: En este punto del...
Regístrate para leer el documento completo.