archivo alfabetico



Archivo Alfabético
Este sistema de Archivo, la documentación correspondiente a cada asunto, se agrupa alrededor de los nombres de las personas físicas o morales cuyos nombres son, en este caso,el factor o elemento preponderante. De tal manera, cada expediente se forma con los documentos que se refieren a las personas físicas o morales. Estos expedientes se ordenan entonces por rigurosoorden alfabético de arreglo sucesivo de palabras; es decir, el orden alfabético se contrae a las letras de cada palabra y no al de las letras sucesivas de dos o más palabras: terminado el arreglo de laprimera palabra, se arregla la segunda y después la tercera.
 
Esta REGLA GENERAL DE ALFABETIZACION, es aplicable a los expedientes y a las cédulas de catálogos, registros o índices, por lo cual ensistemas y en distintas clases de cédulas, que deban ordenarse con los signos del alfabeto, será forzosa su aplicación. Alfabetizar palabra por palabra, es norma invariable e inolvidable del Archivistay del Catalogador.
Para la colocación de los expedientes en las Gavetas de los muebles, se usan guías divisionarias a cinco cortes, que tienen en sus apéndices o pestañas las letras del alfabeto ;en el primer corte la letra principal, y en las siguientes, de acuerdo con las necesidades y extensión del Archivo, combinaciones de dos o tres letras, tambien en serie alfabetica; ejemplo:
A (GuíaPrincipal)
Ag. Am. Ar. At. (Guías Auxiliares)
C (Guía Principal)
Cal. Cer. Cle. Cru. (Guías Auxiliares)
Una forma fundamental para organizar documentos impresos y archivos personales es archivarlosalfabéticamente. Archivar archivos en orden alfabético te permitirá a ti y a otras personas encontrarlos fácilmente y reemplazar los archivos si es necesario. Esto te asegurará que todos losdocumentos estén protegidos y disponibles. Aquí te damos algunas reglas sobre cómo archivar alfabéticamente para tener un sistema de archivo ordenado.


Método 1 de 2: Archivar Alfabéticamente
1....