Archivo General De La Nación

Circular Externa 002 - 2012

El archivo general de la nación por medio de la circular externa 002 publicada el 6 de marzo del 2012, manifiesta que teniendo en cuenta la importancia que para elsector publico tiene la modernización de la gestión documental a partir de la aplicación de nuevas tecnologías de la información, el archivo general de la nación se permite hacer algunas recomendaciones alas diferentes entidades que desean adquirir o desarrollar sistemas de gestión de documentos asegurando la gestión de los documentos durante todo su ciclo de vida, las condiciones de seguridad de lainformación, la preservación y acceso a los documentos y a la interoperabilidad con los sistemas de información existentes o futuros.

1. Se debe tener en cuenta los lineamientos de la circular004 de COINFO del 2010 que establece los estándares mínimos y principios de los procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos.

2. Las entidades públicas que quieranadquirir o desarrollar un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo, deberán atender las recomendaciones del archivo general de la nación como ente de la política archivística nacional.3. Las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas pueden desarrollar los sistemas de gestión documental electrónica teniendo en cuenta los requerimientos particulares de cadaentidad y las normas NTC ISO 15489-1, NTC ISO 15489-2 las cuales son la guía internacional de archivos

4. Para preservar los documentos digitales producidos o recibidos y en particular los queconforman e patrimonio documental del país, es necesario que adopten estándares apropiados que aseguren la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo

5. Los sistemas degestión de documentos electrónicos de archivo, deberán contemplar el uso de instrumentos archivísticos como los cuadros de clasificación documental y las tablas de retención documental relacionando...
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