Circular Externa 002 - 2012

El archivo general de la nación por medio de la circular externa 002 publicada el 6 de marzo del 2012, manifiesta que teniendo en cuenta la importancia que para el sector publico tiene la modernización de la gestión documental a partir de la aplicación de nuevas tecnologías de la información, el archivo general de la nación se permite hacer algunas recomendaciones a las diferentes entidades que desean adquirir o desarrollar sistemas de gestión de documentos asegurando la gestión de los documentos durante todo su ciclo de vida, las condiciones de seguridad de la información, la preservación y acceso a los documentos y a lainteroperabilidad con los sistemas de información existentes o futuros.

1. Se debe tener en cuenta los lineamientos de la circular 004 de COINFO del 2010 que establece los estándares mínimos y principios de los procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos.

2. Las entidades públicas que quieran adquirir o desarrollar un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo, deberán atender las recomendaciones del archivo general de la nación como ente de la política archivística nacional.

3. Las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas pueden desarrollar los sistemas de gestión documentalelectrónica teniendo en cuenta los requerimientos particulares de cada entidad y las normas NTC ISO 15489-1, NTC ISO 15489-2 las cuales son la guía internacional de archivos

4. Para preservar los documentos digitales producidos o recibidos y en particular los que conforman e patrimonio documental del país, es necesario que adopten estándares apropiados que aseguren la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo

5. Los sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo, deberán contemplar el uso de instrumentos archivísticos como los cuadros de clasificación documental y las tablas de retención documental [continua]

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(2012, 05). Archivo General De La Nación. BuenasTareas.com. Recuperado 05, 2012, de http://www.buenastareas.com/ensayos/Archivo-General-De-La-Naci%C3%B3n/4363092.html

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