Archivos Agn

ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN

ARCHIVO DE TRÁMITE

SISTEMA DE ARCHIVOS
Con el objeto de asegurar la disponibilidad, localización expedita, la integridad y la
conservación de los documentos de archivo que poseen las dependencias y entidades,
los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, establecenuna
estructura que a continuación se enuncia.
Estructura Organizacional de Archivos

LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y
CONSERVACIÓN DE LOS
ARCHIVOS PÚBLICOS DEL
ESTADO DE CAMPECHE

II.DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS
ARCHIVOS

CONTROL DE GESTIÓN
ARCHIVOS DE: TRÁMITE,
CONCENTRACIÓN
HISTÓRICO

FLUJO DE DOCUMENTACION EN LOS
ARCHIVOS
SE DEPURAN

DOCUMENTOS
GENERADOS
O
RECIBIDOS

SE TRAMITAN

SE CUSTODIANSE DETARMINA
SU DESTINO
FINAL

SE CONSERVAN

ARCHIVO
DE
TRÁMITE

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

ARCHIVO
HISTORICO

BENEFICIOS DE UN SISTEMA DE
ARCHIVO
• Transparencia y rendición de cuentas.
• Acceso a la información.
• Organización: disponibilidad.
integridad, conservación y custodia.
• Eliminación de documentación
innecesaria.

ARCHIVO DE
TRÁMITE

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
¿PARA QUÉ?

¿ QUÉ ES?

•

ES

UNA

METODOLOGÍA

INTEGRAL

PARA

REGULAR LA PRODUCCIÓN, REPRODUCCIÓN,
CIRCULACIÓN,
SELECCIÓN

CONSERVACIÓN,
Y

ELIMINACIÓN

USO,
DE

LOS

DOCUMENTOS PÚBLICOS, ATENDIENDO A UNA
MAYOR

ECONOMÍA

Y

EFICIENCIA

EN

LA

OPERACIÓN DE LOS SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS.
¿DE QUÉ
¿CÓMO?

DIFERENCIAS ENTRE UN ALMACEN DE
PAPEL Y UN ARCHIVO
ALMACEN DE PAPEL

ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Papeles apilados,diarios, boletines, fotocopias...

Documentos importantes que hay que conservar
clasificados y ordenados.

Pocas personas saben lo que hay.

Inventario de los documentos con la descripción
correspondiente.

Los documentos llegan como pueden.

Traslado organizado.

Cada persona conserva o elimina lo que le
Criterios únicos de conservación y eliminación.
parece oportuno.
Es difícil encontrar y consultarun documento.

Consulta y préstamo de la documentación de
forma ágil.

Todo el mundo puede acceder.

Acceso para el personal autorizado.

No hay normas de archivo ni de clasificación.

Manual de gestión de documentación y archivos
y cuadro de clasificación corporativo

FUNCIONES ARCHIVOS DE TRÁMITE
INTEGRAR EXPEDIENTES
COADYUVAR EN LA ELABORACION DEL CUADRO
DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA YCATÁLOGO
DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

Archivo de
Trámite

CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN QUE SE
ENCUENTRA ACTIVA Y AQUELLA QUE HA SIDO
CLASIFICADA
COMO
RESERVADA
Y
CONFIDENCIAL , CONFORME AL CATÁLOGO DE
DISPOSICION DOCUMENTAL (CADIDO)
ELABORAR INVENTARIOS DE TRANSFERENCIA
PRIMARIA
VALORAR
LA
DOCUMENTACIÓN
Y
LOS
EXPEDIENTES PARA TRANSFERIR, LOS QUE
PROCEDAN, AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

ACTIVIDADES
RECEPCION,DESPACHO Y
CONTROL DE LA
CORRESPONDENCIA.
SEGUIMIENTO DE
DOCUMENTOS DE TRÁMITE
Archivo de
Trámite

ORGANIZACIÓN Y CONTROL
DE EXPEDIENTES
VALORACIÓN
TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

LA COMUNICACIÓN ADMINISTRATIVA Y EL
CONTROL DE GESTIÓN

TRÁMITE
ES EL PROCESO QUE SE LLEVA A CABO
ENTRE DOS PERSONAS O ENTIDADES:
UNA QUE SOLICITA ALGO DE LA
OTRA, PUDIENDO ESTA ÚLTIMA
TOMAR LA DECISIÓN DE ACATAR,
NEGOCIAR, OAUN RECHAZAR LA
EJECUCIÓN DE ESO QUE SE LE HA
SOLICITADO

LA COMUNICACIÓN ADMINISTRATIVA Y EL
CONTROL DE GESTIÓN
Las comunicaciones en forma de
documentos escritos fluyendo desde
un punto de origen hasta otro
destino es lo que se da en llamar:

Correspondencia
Son los escritos que generan y
reciben las entidades del Sector
Público, Instituciones privadas o
personas entre sí

LA COMUNICACIÓNADMINISTRATIVA Y EL
CONTROL DE GESTIÓN

PETICIÓN POR
ESCRITO

Inicio del
trámite

EJECUCIÓN DE UN
TRÁMITE POR
PARTE DE UN
FUNCIONARIO
INVESTIDO DE LA
AUTORIDAD
NECESARIA Y
SUFICIENTE

EL FUNCIONARIO
EMITE RESPUESTA O
RESOLUCIÓN DENTRO
DE SU COMPETENCIA

Fin del
trámite

ACTIVIDADES
SISTEMA DE ARCHIVOS
RECEPCIÓN DE
CORRESPONDENCIA
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE
DOCUMENTOS EN TRÁMITE

•OFICIALIA DE...