Archivos de gestion

¿Qué es una Transferencia?
[+] Ampliar Imagen
En sentido general es un procedimiento habitual en las instituciones públicas y privadas, sujeto a planeación ordenada y rigurosa, que consiste en eltraslado de documentos de un archivo a otro, una vez que éstos han cumplido las normas establecidas y el plazo de permanencia fijado en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.¿Para qué sirven las transferencias?

Estos traslados sirven para:

1. Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documnetos en las unidades administrativas einstituciones productoras.

2. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.

3. Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.

4. Concentrar la información utilya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.

5. Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.

6.Guardar,precaucional o definitivamente la documentación, en condiciones de conservación óptimas.

ransferencias Primarias
¿Qué son Transferencias Primarias?
[+] Ampliar Imagen
Son los traslados de documentosdel archivo de gestion ( o de oficina ) al central ( o intermedio ), sin alteracion de sus propiedades, para su conservacion precaucional y cuya frecuencia de uso ha disminuido o culñminado en elproceso de atencion de tramites.
Estas transeferencias toman en cuentas exclusivamente las vigencias y valores primarios de la documentación y su carácter es estrictamente institucional.
Para estostraslados son necesarios:

1.La tabla de retencion documental,en la cual se han concretado los resultados de los procesos de valoración y selección.El primero se refiere al establecimiento de la edadde los documentos dentro del ciclo vital -de acuerdo con los valores primarios y secundarios que le son atribuidos-; el segundo consiste en la conservacion parcial o total o su eliminación.

2.El...