Atención al Público


Descripción del área

Diagnóstico
La Dirección General de Despacho se divide en dos áreas: Comunicación y Digesto; y Producción y Control. La primera, está encargada del ingreso y egreso de expedientes, notas, numerado y protocolización del acto administrativo (resolución, ordenanzas, disposición, etc.). La segunda, realiza la redacción del acto administrativo y se encarga del envío de losmismos para la firma de la autoridad a cargo.
El área recibe los pedidos de la comunidad universitaria, a diario y de manera constante. Es en esta dimensión, la de atención al cliente, en la cual se deben reforzar las competencias laborales.
Si bien es responsabilidad del área de Comunicación y Digesto, cumplir la función de atención al cliente; esta actividad está reservada solo a personas queposeen las herramientas actitudinales para recibir las consultas. Dicho grupo, es el más joven del equipo.
Por otro lado, existe una herramienta cuyo uso debiera tener carácter de transversal dentro del área, que es el COMDOC, pero en la realidad diaria es solo una porción del equipo los que saben utilizarlo.
Se detecta que la mitad del grupo de la Dirección General de Despacho, sufre unestancamiento laboral producido por una arraigada desmotivación, la cual encuentra su fundamento en que:
La mayoría es gente de edad avanzada
Situación laboral estable: que no los alienta a superarse ya que nada parece estar en juego
Desvalorización de las competencias digitales: ya que existen prácticas tradicionales a las cuales están apegados y mientras puedan realizar su labor de la mismamanera que hace años y con el mismo resultado, no sienten la necesidad de actualizarse

a. ¿Para qué entrenar?

Este plan de capacitación tiene como objetivo lograr un equipo de trabajo más cooperativo, en el cual todas las personas manejen las mismas herramientas. Un espacio en el que no se deje de operar, debido a desconocimiento sobre cómo realizar la labor de los compañeros que se desempeñanen otras funciones dentro de la misma área.
Además tiene como finalidad, el desarrollo de las competencias digitales ausentes en algunos miembros del equipo. Potenciar el conocimiento y complementar las habilidades con técnicas actualizadas e informatizadas de trabajo.

b. ¿En qué entrenar?
Luego de haber realizado el diagnóstico de necesidades en la Dirección General de Despacho, se detectaque debido a la diferencia entre lo que las personas deberían saber y hacer y entre lo que saben y hacen en esa área, las temáticas de entrenamiento son:

Modulo I: Curso de capacitación sobre el uso del COMDOC.
Ingreso al Sistema ComDoc III
Identificación y Acceso al Sistema ComDoc III
Interfaz con el Usuario
Reconexión al Sistema ComDoc III

Concepto Generales

¿Qué es el CUDAP?Tipo de Documentación
Numeración de los distintos
Tipos de Documentación
¿Qué significa ser Responsable de Gestión y Responsable Local?
¿Qué significa ser Depositario?
¿Cómo saber qué documentación se encuentra en mi Área?
¿Cómo recibir documentación?

Creación de Documentos

¿Cómo Crear Documentos Papel?
¿Cómo Iniciar una Carpeta?
¿Cómo registrar los Documentos, Carpetas y/opapeles que se reciben?
¿Cómo realizar una carga inicial rápida de la Documentación Recibida?
¿Cómo realizar Carga de Documentación con Datos Repetitivos?
¿Cómo Completar los Datos a la Documentación?

Creación de Documentos Electrónicos

¿Cómo Emitir documentos electrónicos?
¿Cómo Almacenar documentos electrónicos?
¿Cómo ver los borradores almacenados?
¿Qué operaciones se puedenhacer sobre un borrador?
¿Qué operaciones se pueden hacer sobre un documento electrónico?

Clasificación y Naturaleza de los Documentos Electrónicos

Clasificación
Naturaleza


Combinar o Separar Documentación

Documentación No Agregada
Documentación Agregada
Cómo Incluir Documentación en una Carpeta
Cómo Agregar Contenidos a una Carpeta
¿Cómo Desglosar Documentación?...