Auditoria De Sistemas

1.2. LA ORGANIZACIÓN Y SU ENTORNO




Visión general de la sesión


Cuando se comienza una Auditoría de Sistemas es necesario tener una idea general de la organización como sistema, es decir su contexto interno y externo.

De igual forma, conocer la visión estratégica de la organización, ya que esta produce beneficios relacionados con la capacidad de realizar una auditoría máseficiente, y se traduce en una mejor calidad de vida y trabajo para los miembros de la organización y de la sociedad.


Objetivo de la Sesión

El participante estará en capacidad de analizar la organización, hasta el grado en que identifique resultados objeto de una auditoría de Sistemas.


Conceptos básicos

El análisis de la organización consiste en una evaluación de los factores internos y delentorno. Es decir, consiste en identificar las necesidades, obstáculos y restricciones que impiden el desarrollo y principalmente, de las potencialidades (conjunto de recursos y condiciones favorables, que son susceptibles de utilizarse) con las que se cuentan, para lograr su desarrollo.

Así mismo, el direccionamiento estratégico (visión estratégica), sirve de base para el análisis de lasituación actual.

Analice el Material de Apoyo 1.2.1.



Visión sistémica


Para la implementación de un sistema integral de control de Sistemas, se debe realizar el análisis sistémico, con sus factores internos y externos, apoyados con el recurso del Esquema Insumo – Proceso – Producto, esta labor inicial nos permitirá conocer integralmente el sistema y diseñar posteriormente losindicadores correspondientes.

El análisis sistémico involucra que, el equipo auditor previamente determine: ¿Qué hace realmente la organización?, ¿Cómo lo hace?, ¿Para qué lo hace?, ¿Quiénes son sus propietarios?, ¿Cuáles son sus clientes? y Quiénes (externos a la organización) afectan su proceso? Para ello el análisis se divide en factores internos y del entorno.




Factores Internos


Consisteen una descripción de los factores claves que condicionan el desempeño dentro de la organización y su evaluación. Dichos factores, que constituyen sistemas en si mismos, son los siguientes:

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I. Planificación Operacional (Programación y Presupuesto).
II. Organización Administrativa.
III. Administración de Personal.
IV. Administración de
Bienes y Servicios.
V. AdministraciónFinanciera.
VI. Información.
VII. Gerencia.

Para realizar una evaluación de Sistemas, se debe ver la organización como un conjunto de áreas y funciones, que tienen propósitos específicos, pero interrelacionados entre sí, de tal manera que uno afecta al otro a través de los insumos que requieren, o de los productos que se generan; estas funciones son:

I. Sistema de PlanificaciónOperacional (Programación de Operaciones y Presupuesto)

Consiste en evaluar los objetivos de Sistemas (formulación y seguimiento) y su relación con los objetivos estratégicos y la ejecución de las operaciones definidas para el logro de los objetivos.
Entre los procesos a revisar se encuentran:

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• Objetivos de Sistemas
• Elaboración de la Programación de Operaciones (ProgramaciónFísica)
• Formulación Presupuestaria (Programación Financiera)
• Ejecución
• Seguimiento y Evaluación

II. Sistema de Organización Administrativa

Corresponde a un análisis de la organización, los procesos de cambio a que es sometida, su desarrollo y problemas; se mide la eficiencia de la organización y la influencia que sobre ella tiene la forma de conducción. En síntesis se refiere a lamanera de analizar el estado de la organización.

Entre los procesos a revisar se encuentran:

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• Objetivos de Sistemas
• Análisis Organizacional
• Diseño Organizacional
• Implantación

Aquí se comienza por definir la estructura formal establecida por la organización, analizando su organigrama, el manual de funciones u organización, el manual de procesos y procedimientos,...