Auditoria iv

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SISTEMAS DE CONTROL DE HORAS TRABAJADAS Y HORAS NO PRODUCTIVAS EN AUDITORIA

Objetivo

El objetivo es contar con un elemento de control adecuado y oportuno que permita conocer las horas empleadas en auditoria (productivas), y las horas en que el auditor interno se encuentre sin asignación de trabajo directo en auditoria (no productivas en auditoria). Vale aclarar, para no crear confusión otergiversación, que los conceptos no productivos en auditoria se refiere a las horas no ocupadas o empleadas en la asignación directa de auditoria, pero que se utilizaron en otras actividades dentro del departamento de auditoria interna.

Importancia

El establecimiento de un sistema de control de tiempos, de cada uno de los miembros del departamento de auditoria interna, permite conocer en quése ha invertido su tiempo laborable, cómo se ocupó, qué se hizo, cuándo se hizo. Herramienta de extrema importancia en la administración del departamento de auditoria interna, y básica para su propio control interno. Además, es de alta utilidad para efectos de control del tiempo empleado en una asignación de auditoria.

Reportes periódicos de ocupación de tiempo

Cédula de control de tiempos,se presenta un modelo de cédula que permite conocer y controlar el tiempo invertido u ocupado por cada uno de los miembros del departamento de auditoria interna. Su llenado se hará bajo las siguientes indicaciones:

Cada auditor elaborará su propia cédula, pondrá su nombre y puesto que ocupa; es aplicable a todos los miembros del departamento de auditoria interna, desde el director hasta elauditor auxiliar, la razón es evidente: el director, gerentes y supervisores deben poner el ejemplo, que además les sirve de autocontrol. Con una cruz se señalará el cuadro aplicable si el reporte corresponde a la primera o segunda quincena del mes y año a informar.

En la sección de Actividad desarrollada, se informará lo que se hizo, para pasar a la siguiente sección, en el mismo renglón, dondese asentará el número de horas trabajadas y el día que corresponda. En igual sentido, la columna de Total sumará las horas aplicadas, en esa quincena, a la asignación y actividad desarrollada. El subtotal sumará el total de horas empleadas en auditoria, por día y por quincena.

La sección Horas no empleadas en auditoria, actividad desarrollada se utilizará para informar el tiempo invertido enotras actividades que no son propiamente de auditoria, pero que se ocuparon en el mismo departamento de auditoria, por ejemplo: participación en la administración interna del departamento de auditoria, capacitación y entrenamiento recibido, capacitación y entrenamiento impartido, juntas y reuniones internas de evaluación y desarrollo, etc. De igual manera se usará para reportar otras incidencias,como: vacaciones, enfermedades, permisos especiales o para atender asuntos escolares, académicos, etc. La mecánica de llenado de los cuadros de fechas y total es igual a la comentada en el párrafo que antecede.

El renglón de total recibirá la suma de los subtotales de Horas empleadas en auditoria y Horas no empleadas en auditoria, actividad desarrollada, para llegar al estándar de ocho horasdiarias, que multiplicado por el número de días laborables, dará el total de horas ocupadas en la quincena. La cédula de control de tiempos contempla una sección de Observaciones para la información complementaria que se necesite. Por último, se asentará la firma de cada uno de los que intervienen en el proceso para conocimiento y aprobación.

A efecto de evitar reticencia por parte de los auditorespara elaborar su cédula quincenal de control de tiempos, resulta conveniente que su paga quincenal se haga contra entrega de la cédula que corresponde debidamente requisitada.

ARCHIVO DE DOCUMENTOS DE AUDITORIA INTERNA

Objetivo

Es contar con un sistema de archivo completo, actualizado, ordenado y debidamente resguardado que conserve la historia de la función de auditoria interna, y...
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