automatizacion de oficinas

AUTOMATIZACION DE LA OFICINA

·         Aumente la productividad de su oficina: automatícela.
·         Actualización en materia de cómputo, un arma competitiva.
·         En la empresa moderna no siempre es necesario estar al último grito de la moda en tecnología.
·         La automatización de oficinas no hará, por sí sola, más productiva a las personas: planee una estrategia.

Elobjetivo de la automatización de oficinas es incrementar la productividad y la eficiencia a través de múltiples tecnologías, que dan apoyo a una amplia gama de aplicaciones como procesamiento de información, comunicaciones etc. orientadas a mejorar el desempeño de las actividades realizadas dentro de una compañía.

Desde el punto de vista estratégico, estas tecnologías y aplicaciones proveen labase para la integración de cualquier oficina, de manera que se debe prestar especial atención a los aspectos de análisis, estructura, asignación de recursos y tecnología disponible, para obtener el máximo beneficio y, al mismo tiempo, evitar crear temores o falsas expectativas en el lugar de trabajo.

Asimismo, debe tomarse en cuenta que existen numerosas aplicaciones de tecnología de informaciónque pueden cubrir las necesidades particulares de una oficina. Para evitar confusiones al respecto, resulta vital que se determine el nivel y naturaleza de automatización en la empresa; de igual forma, deben considerarse una serie de factores, tales como: filosofía y actitudes administrativas, industria a la que pertenece el negocio, nivel de competitividad, recursos, cultura informática ypersonal.

Como se puede observar, la automatización de oficinas es un concepto amplio y multifacético que se agrupa en dos ambientes principales: el de la administración y el de la tecnología de información, los cuales son parte significativa para el éxito de la implantación de este concepto.

Elementos necesarios para lograr la automatización exitosa de oficinas.
Existe una tendencia a reducirel concepto automatización de oficinas a lo que en este modelo se denomina ayudas administrativas. La automatización abarca una gama de aplicaciones relacionadas con el proceso y transmisión de información, el cual varía desde la captura y presentación, hasta la distribución de la misma.
A continuación revisaremos las diferentes aplicaciones y tecnologías que apoyan las tareas administrativaspropias de una oficina. Se comenzará por los tradicionales softwares de oficina y se llegará a aplicaciones más complejas como lo es la transmisión electrónica de documentos y la videoconferencia.
- Actualización de software de oficina.
Una de las primeras aplicaciones prácticas con mayor aceptación en el mercado ha sido el procesador de palabras. La capacidad de estos procesadores haevolucionado con el tiempo: de una versión típica que permite funciones básicas de corrección, edición, inserción, etc., a otras más complejas que, incluso, hacen posible insertar columnas y gráficas.
Aunque puede haber excepciones, sobre todo en el caso de micro o pequeñas empresas que dependen de otros factores más que de su infraestructura de cómputo, lo cierto es que tener versiones demasiado viejascasi siempre se convierte en una gran desventaja.
Hoy en día la industria de cómputo ofrece una gran variedad de software que permiten a la empresa ser más productiva y eficiente, sólo es cuestión de escoger exactamente lo que se necesita. Para dicho fin, a continuación se enlistan algunos software, especiales para oficinas:
· Procesador de palabras: Editor de texto que permite crear tablas,cambio de fuentes, mover, borrar, copiar texto, diccionario de sinónimos, crear columnas, Ejemplo: Word.
· Bases de datos: Permite llevar un control de los registros de la empresa así como importar y exportar archivos.
· Hojas electrónicas: Paquete que permite trabajar con datos numéricos en una hoja electrónica de cálculo, tratamiento de textos, grabar y visualizar gráficos comerciales, hacer...