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Reingeniería de procesos para Comercializadora de Materiales HG S.A. de C.V.:
Al implementar un nuevo sistema que para el crecimiento de negocio se considera necesario, se debe departamentalizar cada uno de las áreas. Para causar un menor impacto se deberá actualizar o cambiar el sistema por uno compatible entre todos los procesos.
Se debe asesorar a todo el personal sobre los cambios enrelación a la automatización de procesos, por lo que quienes laboran en compras, contabilidad, ventas, producción y almacén deberán tener una capacitación sobre los sistemas a utilizar o en su caso los que se van a modificar. Es evidente que las áreas que ya estaban automatizadas, aun no tenían un proceso eficaz y rápido de atención.
Cado uno de los departamentos deberá seguir las instrucciones delsupervisor de proyecto en cada área, y estos a su vez estar en constante comunicación con el supervisor encargado de realizar la reingeniería de procesos. Que se fijen tiempos para cada actividad, para que estas se realicen de manera estructurada y de ahí se obtengan los mejores resultados, el acopio de información de cada departamento así como los enlaces que hay, entre almacén y ventas,contabilidad e inventarios, producción y almacén, etc.
Realizar un esquema gráfico del flujo de información en cuestión de los procesos, será de vital importancia para que se tomen las decisiones correctas y además se considere la importancia de recabar la información de cada uno de los departamentos y sus procesos.
Ya que se cuenta con la información detallada de cada uno de los procesos elpersonal encargado de la reingeniería deberá analizar y revisar dicha documentación, conocer a la perfección como se realiza en la actualidad cada uno de los procesos, tomar en cuenta que procesos pueden servir en la actualidad o parte de ellos, plantear lo que se quiere lograr con esta reingeniería y las metas que se deben cumplir.
Una vez que se tenga la estructura y diseño de los nuevos procesos,estos deberán implementarse en cada una de las áreas, pero a su vez se realizará una revisión en cuanto al funcionamiento y enlace de cada uno. Es decir la verificación y autorización que requiere cada venta, así como la confirmación, para que este proceso automatizado se conecte con el departamento, de almacén y a su vez con producción en caso de no contar con las piezas necesarias. Así comotambién verificar que ventas, esté pasado toda la información a contabilidad y a inventarios.
Ya que los procesos han sido verificados y se encuentren funcionando a la perfección se deberá realizar un último proceso de revisión en tanto al arranque del nuevo sistema. La participación de los gerentes o jefes de cada área, la participación de los clientes para que verifiquen el nuevo sistema, planearuna revisión cada medio año de los procesos y la información almacenada de cada uno de los procesos automatizados.
Benchmarking:
• Interno.- Recabar información con los empleados y directivos sobre cada uno de los procesos que realiza la empresa, por medio de la realización de entrevistas y observar dentro de su forma de realizar los procesos cual es la más adecuada y eficaz.
• Primario.-Recabar información de las empresas competidoras, entrevistar a empleados que con anterioridad laboraron en dichas empresas, entrevistar a clientes de las empresas competidoras, así como también a proveedores de las mismas en este caso corroborar o tener en cuenta que esta información puede estar viciada en su intento de hacer o convencer a la empresa para hacer tratos con ellos.
• Cooperativo.-Recabar e intercambiar información directamente con la competencia, sin embargo al ser una empresa local, se sugiere acudir con un consultor para que realice dicha actividad.
• Secundario.- Recabar información de dominio público en general del ramo en que se mueve este giro. Hacer consultas online de toda la información que se pueda investigar en torno al giro de la empresa, para descubrir el plus o...