Base De Datos

1.1 Reseña de la Unidad

El Área de Archivo de Expedientes del Personal se encuentra adscrito a la Oficina de Recursos Humanos.

ÁREA DE ARCHIVO DE EXPEDIENTES DEL PERSONAL

El fondo documental custodiado en este Archivo corresponde a los expedientes del personal Administrativo, Diplomático, Obrero, Jubilado y Egresado del Ministerio del Poder Popular para Relaciones Exteriores. Estáconformado por un aproximado de 6.500 expedientes que datan de los años (1960 – 2012). Esta colección tiene un crecimiento activo producto de todo el material documental relativo al personal y generado por cada una de las dependencias que conforma la Oficina de Recursos Humanos.

MISIÓN, VISIÓN Y DEL ÁREA DE ARCHIVO DE EXPEDIENTES DEL PERSONAL

Misión
Normar y estandarizar la recepción,resguardo, custodia y conservación de documentos del personal que ingresa y/o labora en el Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Exteriores, a fin de garantizar la apertura de los expedientes de personal en el archivo y la constante actualización de los mismos, cuyo fin es soportar administrativamente los procesos de la Oficina de Recursos Humanos y sus diferentes Áreas.

Visión
Ser uncentro de información y documentación referencial dentro del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Exteriores, que contribuya a la calidad de los procesos relacionados con la automatización de la Oficina de Recursos Humanos, garantizando la conservación, integridad, autenticidad y legibilidad de la Archivalía.

FUNCIONES Y SERVICIOS

• Recibir ordenadamente mediante Formulario “Remisiónde Documentos” toda la información que sea tramita por medio de los analistas para ser resguardada en los expedientes.
• Asegurarse de la perfecta conservación de los documentos reunidos.
• Gestionar, administrar y controlar los expedientes de acuerdo a su tipo.
• Apertura de expedientes nuevos.
• Formar expedientes debidamente identificados por número de cédula de acuerdo al rango quesea.
• Clasificar, ordenar y seleccionar los soportes para su debido expediente.
• Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus distintas etapas de acuerdo con los principios de organización archivística.
• Administrar, controlar y mantener localizables los expedientes otorgados en calidad de préstamo.
• Clasificar de la documentación seleccionada para el proceso dedigitalización.
• A efectos de organizar el fondo documental para su manejo y ubicación, se deben realizar los siguientes pasos:

Inventario: El asistente de archivo conjuntamente con el especialista en el área debe elaborar un inventario del fondo documental, para levantar los registros correspondientes a la archivalía.
Establecer clases: De acuerdo a la Guía de Archivo elaborada se procede a ladefinición de los diversos grupos documentales que en forma lógica y relacionada apoyándose en la estructura organizativa y el manual de normas y procedimientos de la Oficina de Recursos Humanos dan forma al archivo.
Conformar expediente de identificación: facilita el acopiado de documentos correspondientes a un asunto procedido de una actividad administrativa y legal y mantener registrado losdistintos expedientes en los que se materializan según sea el caso y tipo de documento.
Identificación de estanterías: A fin de garantizar la organización y expedita manipulación, los expedientes deben estar resguardados en estantería identificada para obtener beneficios como:
* Recuperación de más del 50% de espacio.
* Posibilidad de crecimiento futuro.
* Mayor seguridad de losdocumentos.
* Conocimiento de la cantidad y calidad de información archivada.
* Mejoramiento de la velocidad de respuesta.
* Obtener la información completa sobre los documentos en expedientes contenidos en el archivo para tomar decisiones tanto administrativas como operativas.
* Minimizar considerablemente el extravío de documentos.

Almacenaje: El personal se encargará del cabal...