Bases legales de la documentacion

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BASES LEGALES PARA LA DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Nombre del Autor:

Norelis Figueredo

C.I.: 11667135

No. de Expediente: HID-081-0844V

San Antonio de los Altos, Marzo 2011

INTRODUCCIÓN

Los países requieren de un sistema nacional de archivos en donde reposen documentos de toda índole, para ello es necesaria la creación de Centros de Documentación encargados de registrary conservar el patrimonio documental, en el cual se estructure la recolección, transferencia, depósito, organización y descripción de los documentos.

Técnicamente existen elementos que se deben tener en cuenta para el resguardo de documentos, manejados a través de políticas o normas empleadas para la conservación, desincorporación o destrucción de ciertos documentos.

Por ello, las empresas oinstituciones deben considerar la creación de una unidad especializada en el área de gestión documental, de manera que se tenga una perspectiva integral y que se corresponda con la optimización de espacios y herramientas tecnológicas para la organización, clasificación y/o eliminación de la documentación que pudiera ser considerada obsoleta.

Para efectos reglamentarios, la destrucción dedocumentos se toma en cuenta el valor legal, mercantil, fiscal o histórico que posea cada documento, por lo que una junta evaluadora y especializada en la materia, determinará el tiempo de validez de cada documento.

Desarrollo

En Venezuela la historia de registro de documentos se remonta al período colonial, el valor histórico, político, económico, social, religioso, se depositaban en lasSecretarías Públicas, en los despachos eclesiásticos y en los archivos particulares.

Es en 1836 cuando se crea una institución dedicada exclusivamente al Registro de los fondos de aquellas Oficinas, estas a su vez fueron divididas en dos partes, en el Registro propiamente dicho y en el Archivo Público.

Dada la importancia que tenían estas instituciones, el Presidente Guzmán Blanco autoriza de formajurídica el cargo de Archivero por Decreto de fecha 27 de enero de 1877 y de Registrador Principal en Decreto de fecha 31 de julio de 1882.

Para 1910 un grupo de intelectuales sugiere al entonces Presidente General Juan Vicente Gómez la creación de un Archivo Nacional, propuesta que se hace realidad con el Decreto de fecha 19 de marzo de 1910, en donde se promueve la construcción de unedificio especialmente diseñado para recoger la documentación histórica del país.

El edificio del Archivo Nacional fue inaugurado el 19 de abril de 1911 comenzando a funcionar en julio de 1912, siendo sus piezas más antiguas las referidas a la sección de la Real Hacienda documentos que datan desde 1535 y de Reales Cédulas de 1591.

La Legislación Archivística Venezolana ha ido de la mano con lahistoria del Archivo Nacional creado por el Congreso de los Estados Unidos de Venezuela a través de la Ley del Archivo Nacional del 23 de marzo de 1914, teniendo a su cargo para aquella fecha, de la Administración General y de todos los documentos históricos que fueran de propiedad nacional.

Esta primera ley estaba compuesta sólo por cuatro (04) artículos y en donde se establecía que losMinisterios y las demás Oficinas Públicas debían enviar al Archivo Nacional los expedientes de orden político o administrativo concluidos, así como aquellos documentos y expedientes de interés meramente históricos que se encontrasen en las Oficinas Principales de Registro del Distrito Federal o de los Estados.

En su Artículo cuarto, la Ley especificó la promulgación de un reglamento del Archivo Nacionalque reseñara con detalle su funcionamiento.

En principio se decretó un reglamento de fecha 20 de julio de 1927 en donde se establece las funciones del Archivo Nacional, entre ellas se encuentran:

• Sección I: De la Organización del Archivo

• Sección II: Del Personal

• Sección III: Del Boletín de Archivo

Disposiciones generales

Con el tiempo el Archivo Nacional fue...
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