Bases Y Procedimientos Para Archivar

INTRODUCCION

El ordenamiento de todo archivo es muy importante, para un mejor orden y que cuando se necesite sea facil y rapido de encontrarlos, tambien ser protegidos de perdidas y deterioros.Las bases y procedimientos son tecnicas que permiten ordenar adecuadamente un documento asi mismo la clasificacion sea correctamente y al momento de buscar el archivo sea de mucha facilidad.OBJETIVOS

* Conocer las bases y procedimientos para archivar,
Asi mismo nos ayude a ordenar adecuadamente los
Documentos.

* Analizar cada procedimiento y base para que almomento
De poner loaprendido en practica sea de mucha facilidad.

BASES Y PROCEDIMIENTOS PARA ACHIVAR
1. INSPECCIONAR: Consiste en ver si la correspondencia esta lista para ir al archivo o si tiene otra indicación2. CLASIFICAR: Es determinar bajo que titulo va ser archivado el documento; ósea elegir por empresa, persona o asunto.

3. CODIFICAR: Ponerle una marca o código al nombre que se eligió enel paso anterior

4. DISTRIBUIR: Consiste en realizar un arreglo alfabético preliminar en una bandeja, distribuidora. Es importante este paso para no abrir varias veces el mismo cajón.

5.ARCHIVAR PROPIAMENTE: Es colocar las cartas en los respectivos fólderes, carpetas o archivadores de palanca.

Métodos para mantener los registros o documentos
Método Manual
Hay varios sistemasrelacionados al archivo manual: Guía telefónica – Sistema alfabético - se busca el nombre de una empresa en orden alfabético. Sistema por asunto – en las páginas amarillas: médicos, abogados, etc.Sistema de archivo numérico – instituciones bancarias, para archivar cheques, facturas, etc.
Sistemas de Archivo Alfabético Los expedientes se rotulan con los nombres de los individuos o lasinstituciones. Sistema por Asunto Los rótulos corresponden a los nombre de los temas. Sistema Num é rico El rótulo corresponde al n ú mero asignado al individuo, organización o asunto. Geográfico El rótulo...