reglas para archivar un archivador



Indicar las diferentes categorías en que se clasifican los documentos y dar ejemplos de documentos que correspondan a cada una de esas categorías.
Indicar y describir las diferentes fases en el ciclo de vida de los documentos comerciales.
Métodos para mantener los documentos:
Método Manual
Sistema alfabético.  Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en consideraciónel nombre de las personas u organizaciones, razón por la cual es uno de los más conocidos.  Se puede archivar alfabéticamente por: nombres de individuos u organizaciones, por localidades (geográfico), por categoría o tema (asunto).
Nombres de Personas
a. Invertir el orden natural. Comenzar por el apellido paterno, luego el primer nombre y por último, el segundo nombre o inicial si la hubiera.Ejemplo
Orden Natural
Orden para Archivar
José Castro
Castro, José
Luis A. Martínez
Martínez, Luis A.
Jorge Alberto Rojas
Rojas, Jorge Alberto


b. Cuando existe varios apellidos iguales, el orden alfabético se determina por el primer nombre, por el segundo o por el criterio de menor unidad. Ejemplo

Orden Natural
Orden para Archivar
Cáceres
Cáceres
Alberto Cáceres
Cáceres, AlbertoCésar Cáceres Rodríguez
Cáceres Rodríguez, César

c. En los casos de los apellidos que llevan prefijos como: de, del, de, la, etc., y estos y el apellido propiamente dicho constituyen una sola unidad. Ejemplo

Orden Natural
Orden para Archivar
Juan del Valle
del Valle, Juan
Luis de Vivanco
de Vivanco, Luis


d. Los apellidos maternos no constituyen unidades archivísticas se archivanen una solo unidad con el apellido paterno. Ejemplo

Orden Natural
Orden para Archivar
Raúl Flores Díaz
Flores Díaz, Raúl
Luis Vega Seminario
Vega Seminario, Luis


e. En los casos de mujeres casadas su apellido paterno y el apellido del esposo unidos por la preposición (de) constituyen una sola unidad. Ejemplo

Orden Natural
Orden para Archivar
Carmen Delgado
Esposo: Daniel CarpioDelgado (de) Carpio, Carmen
María Rojas
Esposo: Javier Velarde
Rojas (de) Velarde, María

Sistema numérico. 
En este sistema se utiliza la serie natural de los números como elemento principal, asignándolos progresivamente.  Cada documento se ordena conforme a un número sin considerar ningún otro elemento.  Dentro de este sistema se encuentran: Sistema numérico consecutivo, numérico simple.Dígitos terminales, dígitos centrales.



Cada sistema es especialmente recomendable en determinados casos y no es posible decir de manera determinante, cuál es el sistema mejor y más aconsejable. En consecuencia el sistema para archivar la documentación tiene que estudiarse detenidamente en cada caso y nunca limitarse a recurrir a uno de ellos sólo porque haya sido aplicado en casossimilares, o por otras razones que no sean las derivadas de un estudio de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Ejemplo: Ferretería las 5 letras, Almacén las 3 A, II Tienda del Cristal,  Los 5 hermano, 4 Estaciones
Clasificación

Orden Lógico
Unidad 1
Unidad 2
Unidad 3

Unidad 1
Unidad 2
Unidad 3
Ferretería (las)
5
Letras

Almacén (las)
3
A
Almacén (las)
3
A

5
Hermanos (Los)II
Tienda (del)
Cristal

4
Estaciones

5
Hermanos (Los)


Ferretería (las)
5
Letras
4
Estaciones


II
Tienda (del)
Cristal


Nombres geográficos. 
Cuando en el nombre de una sociedad, corporación o institución se incluye un nombre geográfico conformado por dos o más palabras; cada palabra se considera como una unidad de archivo, excepto los artículos que pasan a formarparte de la unidad. 
Ejemplo: Frigorífico Los Chorros, Zapatería la Cueva del guácharo, Centro Comercial Parque Aragua

Clasificación

Orden Lógico
Unidad 1
Unidad 2
Unidad 3
Unidad 4

Unidad 1
Unidad 2
Unidad 3
Unidad 3
Frigorífico
Los Chorros



Centro
Comercial
Parque
Aragua
Zapatería
La Cueva (del)
Guácharo


Frigorífico
Los Chorros


Centro
Comercial
Parque...