BONAL ZAZO La Descripci N

La normalización: base del análisis
documental en los archivos
José Luis Bonal Zazo
Facultad de Biblioteconomía y Documentación
Universidad de Extremadura

0.1. Resumen
Se analiza todo el proceso que se ha llevado a cabo en la normalización de la
desrcipción archivística, considerándose no solo los problemas que trae consigo
la descripción propiamente dicha sino también los que aparecen por laexistencia
de normas de diversa índole. Posteriormente se realiza un análisis de la utilidad
de este proceso y de las limitaciones, riesgos y exigencias que se producen en
él.Al final se estudian los cambios que en el concepto mismo de descripción
archivística se producen con motivo de la normalización.
Palabras clave: Descripción archivística. Normalización. Análisis documental. Normas dedescripción.
0.2. Abstract
The evolution of archival description is analysed, giving special attention to
the problems created by the coexistence of different standards regulating it.
Thereafter, the achievements, limits, risks and exigencies of this process are considered. Finally, the changes that normalisation has provoked in the very concept
of archival description is studied.
Keywords: Archivaldescription. Normalisation. Document analysis.
Description standards.
1. Introducción.
El proceso de normalización de la descripción archivística, iniciado en
Estados Unidos a principios de los años 80, ha influido notablemente en el cambio del propio concepto de descripción. Mientras que tradicionalmente se equiparaba la descripción al proceso de elaboración de instrumentos de descripción
(guías,inventarios y catálogos), hoy la descripción se considera una operación en
sí misma, una operación de análisis documental, encaminada a la creación de
Scire. 6 : 1 (en.-jun. 2000) 55-75.

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representaciones exactas y concisas de cualquier unidad archivística, siempre
bajo el respeto del principio de procedencia.
El interés por la normalización no es, sin embargo algo reciente.Ya Felipe
II, en su Instrucción para el gobierno del Archivo de Simancas de 1588, al hablar
de la realización del libro de los inventarios afirmaba que “las personas que adelante succedieren en el dicho cargo de archivero an de tener particular cuydado
de hacer lo mismo cada uno en su tiempo”.
En época más reciente, en la inauguración del primer Congreso Nacional de
Archivos, celebrado en Sevillaen 1963 Antonio Matilla Tascón destacaba la conveniencia de normalizar en los archivos al decir que “los archiveros no pueden
ser la excepción en la actividad de la vida presente, que exige, en todas las funciones, aparte de una mutua coordinación, la racionalización de los procesos y la
normalización de las formas. Con ello se simplifican los métodos, se ahorra trabajo y tiempo en la ejecución yse obtienen mayores garantías en los resultados”.
La preclara opinión de Matilla Tascón no es, pese a su anticipación, generalizable. Aunque han sido muchos los profesionales que se han manifestado a
favor de las normas y, sobre todo, a favor de su aplicación a la descripción, el
recelo aún persiste. A principios de la década de los noventa el prestigioso archivero francés Michel Duchein afirmaba:“se plantea a veces la cuestión: ¿sería
posible hacer normas de carácter internacional para la inventariación de archivos?. Mi contestación sería: no, en ningún caso. Normas de edición, sí. Quizás
normas de indización. Pero bajo ningún concepto normas análogas a la existentes para la catalogación de libros”.
El objetivo de este trabajo es analizar la problemática que entraña la normalización de ladescripción archivística, así como examinar las repercusiones que
las normas han tenido y tendrán en la descripción. Para ello se ha estructurado el
estudio en seis partes. En primer lugar se analizan los problemas con los que tradicionalmente se ha encontrado la normalización en los archivos, para intentar,
en segundo lugar, elaborar una propuesta de clasificación de las normas aplicables a...