Buenas Pr Cticas De Documentaci N MSPAS 2

BUENAS PRACTICAS DE
DOCUMENTACION
Licda. Diana Luisa Ariza Ordoñez
02 de Octubre de 2012

Buenas practicas de Documentación
Un gerente está con un paquete de hojas
frente a la trituradora de papel. Se le ve
desconcertado, mira por un lado, mira por el
otro. En eso pasa un empleado y muy
amablemente le dice:
Le ayudo ?
El Gerente agradecido le contesta:
Muy amable. Parece que me quedó grande latecnología.

Buenas Practicas de Documentación
El empleado, muy diligente. Toma el
paquete de papeles, los coloca en una
ranura y se oye el sonido de los papeles
cuando se trituran.
El empleado ve al Gerente y le dice:
¿Ve que fácil?
• y el Gerente pregunta… Y por donde
salen las
• fotocopias?

Moraleja

Comunicación inadecuada genera
resultados inesperados

Video

•http://www.youtube.com/watch?v=KQ8UAiuT
2e8

Reglas ocultas de la documentación
Los documentos revelan las reglas ocultas
de la calidad:
• Si se documenta, debe hacerse.
• Si se hace debe documentarse.
• Lo que no está documentado, jamás se ha
hecho.
• A Dios le creo los demás que presenten
evidencia.

Buenas practicas de Documentación
• Las buenas practicas de documentación son
parte esencial del sistema de gestión decalidad, y como tal debe existir en todos los
aspectos de las Buenas Practicas de
Manufactura.
• Un
documento
es
una
información
materializada en diferentes tipos de medios,
los que pueden ser impresos o electrónicos,
donde se describe, se prueba, se establece o
se hace constar algo, que puede servir como
evidencia.

Buenas Practicas de Documentación

Sistema de
Gestión de
la Calidad
(SGC)Objetivos de las BPD
• Prevención
de errores
potencialmente
generados en comunicaciones orales.
• Definir especificaciones y procedimientos, y
asegurar que todo el personal involucrado en
la manufactura lo cumpla y aplique en su
totalidad.
• Proveer información necesaria para aprobar o
rechazar productos o materias primas.
• Asegurar trazabilidad de los productos
fabricados.
• Soporte para las auditoríasinternas y
externas.

Comunicación Incorrecta

Aspectos a considerar para elaborar un
documento
Para realizar un documento se tiene que tomar en
cuenta:
• Entender lo que la normativa solicita
• Conocer la normativa vigente
• Definir el sistema documental a implementar
• Conocer los procesos y de ser necesario elaborar un
diagrama de flujo del mismo identificando los puntos
que requierendescripción y control documental.
• La emisión, revisión y aprobación de los documentos
deben ser realizados por personas que conozcan los
procesos.

Diagrama de Flujo

Interacción de Procesos

Niveles de Documentación

Los documentos su uso e importancia
Los documentos son mas que instrucciones
para cumplir una tarea, constituye una guía
para comprender claramente lo que se requiere
para realizarun trabajo.
• Estandariza y regulariza ciertas actividades
• Minimiza el riesgo de error.
• Aumenta o refuerza las competencias del
personal
• Optimiza el uso de tiempo productivo y el de
capacitaciones

Etapas de preparación de un documento

Formato de procedimiento

Cambios en los documentos
Toda creación, actualización y modificación de los
documentos debe realizarse por escrito en un
formatoque justifique dicha modificación y debe ser
previamente revisado y aprobado, por la persona
competente para dicho fin, ningún documento se
puede modificar sin autorización.
¿Cuál es el cambio propuesto?
¿Por qué es necesario?
¿Quién lo solicitó?
¿Quién lo aprobó?
¿A quién y qué afecta?
Si es de rutina o emergencia.
La fecha de su entrada en vigencia

Cambios en la documentación
• Una vezrealizados los cambios se remite al
encargado de revisión y posteriormente al
encargado de la aprobación (no pueden ser
la misma persona).
• Una vez aprobados deben ser divulgados al
personal y se debe recoger la versión anterior
del procedimiento la cual se identificara como
copia obsoleta.

Cambios en la documentación
• Para realizar las modificaciones en la
documentación se hace necesario la...