Cómo llevar el archivo de una empresa

COMO LLEVAR EL ARCHIVO EN UNA EMPRESA

1. ARCHIVO
El archivo es la base de toda organización, en el reposa la historia de la empresa. Es de suma importancia que estos estén bien organizados para encontrar con prontitud la información deseada. La organización moderna, tiene el propósito fundamental de orientar en la práctica a las personas que trabajan en el área archivística, en este módulose les enseñan las técnicas, funcionamiento y los diferentes sistemas de archivar, lo cual constituye la etapa complementaria indispensable en la implantación de un sistema de archivo.

Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren serconservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente.

El trámite documentario como sistema, viene a ser el conjunto de métodos, técnicas y procedimientos que deben aplicarse en forma adecuada, reglamentaria y funcional a un conjunto de acciones o fases debidamente coordinadas yrelacionadas entre sí y que a su vez conforman el PROCESO de trámite documentario que es utilizado en todos los niveles y sectores empresariales tanto públicos como privados.


Este trámite de documentos siempre conlleva a presentar un servicio al USUARIO, PÚBLICO E INTERESADO.






El trámite documentario puede representarse de la siguiente manera:1.1. Utilidad y función
Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas.  Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil yprontamente.

El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa.  El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localizaciónde los documentos.

En todos los países junto con los archivos nacionales, existen los archivos de la administración pública. Por lo general en los países latinoamericanos no existe una política precisa y sistemática que determine la organización de los archivos administrativos, sino que cada organismo utiliza su propio sistema basado en la normativa interna  emanada del mismo y adoptan losprocedimientos que consideren más convenientes, de acuerdo a las necesidades de la organización y a la naturaleza de los documentos.

Debido a la diversidad de los organismos de los cuales dependen los archivos privados, éstos pueden clasificarse en: Sociales, gremiales, deportivos, políticos, eclesiásticos, notariales, educacionales, particulares.

1.2. Funciones de los archivos.

a.-  Reunirordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
b.-  Asegurar la perfecta conservación de los documentos.
c.-  Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.


1.3. Tipos de Archivos.
Es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, así seencuentran archivadores de diversa índole como los archivadores verticales, laterales,  las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado como un sistema electrónico que utilice una unidad principal.  En la medida en que el equipo y el método de...