Calidad

De los requisitos que componen la Norma, los que afectan a la realización de las compras y el control de los proveedores son de los que más pueden contribuir mejorar los resultados de las organizaciones y también, muy probablemente, los peor interpretados y asimilados. En este artículo explicamos punto por punto “lo que pide la Norma”, será esto representado gráficamente para ayudar a sucompresión, y daremos algunas pistas y consejos para orientar su aplicación hacia la obtención de resultados.

¿Son importantes las compras para mi organización?
Las compras afectan a la calidad de la mayoría de organizaciones, aunque no en la misma medida. Para darnos cuenta de ello observemos el siguiente esquema:
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Somos una cadena!. No hay organización que no requiera de algún producto ajenopara realizar sus actividades. Ciertamente, los productos que compra una academia de inglés no tienen tanta importancia para la calidad como una empresa que fabrica motores de barco. En el primer caso, si lo profesores forman parte de la plantilla de la academia, los productos comprados serán básicamente material de oficina, mobiliario, y servicios varios poco relevantes frente a la importancia dedisponer de un buen método de trabajo y profesores capacitados para desarrollarlo. Sin embargo, el caso de la empresa de fabricación es diferente, ya que su propio producto incorpora los productos comprados a proveedores. La pregunta planteada es importante para acertar con el procedimiento de gestión de compras. Si la respuesta es rotundamente NO, dicho procedimiento debería ser sencillo, oincluso, ni siquiera documentado. Si la respuesta no es tan negativa, entonces deberemos reflexionar sobre muchos de los aspectos que se indican a continuación.
 
¿A qué tipo de compras afecta ISO 9001:2000?
A todas, productos tangibles o servicios, aunque los controles establecidos sobre los proveedores y sus productos deben ser proporcionales a la importancia de sus productos para la calidad.
 ¿Cuáles son los requisitos de ISO 9001 para las compras?
El siguiente esquema ilustra de forma genérica los principales procesos que intervienen en la compra, ya sea de productos o servicios. El proceso “EVALUACIÓN DE PROVEEDORES” no se ejecuta en todas las organizaciones, pero ya adelantamos que es un requisito de la Norma, así que debemos incorporarlo al proceso.
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Los círculos en rojo delesquema denotan dónde hay requisitos, que resumidos en pocas palabras solicitan lo siguiente:
1. Antes de comprar se deben determinar con rigor los requisitos de los productos a comprar. Es muy frecuente que las personas o departamentos que determinan las necesidades de compra no sean los que comunican los requisitos del producto al proveedor, por esta razón es muy importante que se especifiquecon exactitud lo que se quiere.
2. Se debe seleccionar a los proveedores en función de su capacidad para proporcionar productos que satisfagan los requisitos de la organización, de ahí que el proceso “SELECCIONAR PROVEEDOR Y COMPRAR” reciba información del proceso “EVALUACIÓN DE PROVEEDORES”. La comunicación de los requisitos al proveedor seleccionado debe ser clara y precisa, diseñando un métodoque asegure una transmisión completa y eficaz de los mismos.
3. La organización debe asegurarse de que los productos comprados cumplen los requisitos solicitados. Para ello, indica la Norma que deben llevarse a cabo las actividades de inspección que sean apropiadas. Estas actividades deberán ser más rigurosas cuanta mayor repercusión tenga el producto comprado para la calidad, y depender tambiénde la competencia demostrada por el proveedor (histórico de entregas del proveedor). La intensidad de los controles aplicados durante la inspección puede variar desde un simple control administrativo de entrada (verificación de cantidades y tipo de producto), hasta la realización de controles de verificación de especificaciones “in situ” o la toma de muestras para analizar en un laboratorio....