Carta Abierta En Relación Con Los Negocios

Carta abierta en relación con las organizaciones:

Con frecuencia, algunos amigos me reiteran la pregunta de qué es lo más importante en una empresa; es decir:

• si es la organización en sí,

• si es el marketing con su departamento de ventas;

• si lo más importante es el buen manejo de los clientes o es la parte financiera;

• si son los controles de lasoperaciones o los aspectos contables o la parte relacionada con los impuestos;

• o si lo más importante son las persona que trabajan en la organización;

en fin, aunque intuyen que todos estos aspectos son importantes, consideran que deben haber algunos a los que necesariamente hay que ponerles mayor atención y necesitan confirmar cuáles son.

Normalmente quienes me hacen este tipo depreguntas, tienen negocios importantes relativamente bien establecidos; y como denominador común, son por lo general empresas de grupos familiares o empresas cuya cabeza principal es quien toma todas las decisiones y considera que “conoce muy bien su negocio”. Él lo inició, lo vio crecer y lo ha consolidado; sin embargo, llega un momento en que siente que algo hace falta; que el crecimiento ya no esel mismo; que difícilmente puede tener un buen control de todas sus operaciones; que ha llegado el momento de delegar, porque todo no lo puede hacer él solo. Y delegar es uno de los aspectos más difíciles en este tipo de “organizaciones” y en especial para este tipo de personas que se han dedicado a manejar y “controlar” cada centavo, como ellos mismos lo mencionan con orgullo.

Pero el puntoneurálgico es en quien delegar, cuales funciones delegar y como controlar; ese es el aspecto clave. Normalmente se preguntan, ¿podrán hacer bien las cosas como las hago yo?; o ¿podrán sentir la importancia de la empresa, como la siento yo?; ¿mi esposa o mis hijos ya están preparados para asumir ciertos roles?; y si de pronto falto (no estamos libres de cualquier circunstancia), ¿quién podráhacerse cargo de la empresa, sin que se generen conflictos a nivel familiar?

Normalmente, en este tipo de empresas que tienen un nivel de ventas e ingresos netos importantes, carecen de algunas de las herramientas esenciales para el manejo y control de su gestión. Mantienen registros contables más con el fin de cumplir con los aspectos tributarios y legales requeridos, que el de utilizarlocomo una herramienta de gestión y control eficiente en los negocios; igual sucede con la revisoría fiscal, que normalmente la tienen por cumplir con la ley. Por lo general, en este tipo de empresas, la información financiera o no es oportuna o no muestra en detalle la verdadera gestión de la empresa (por ejemplo, el margen de contribución o rentabilidad de los productos; o los costos directos delos mismos; el punto de equilibrio por producto, etc.).

Muchas veces me presentan los estados financieros y en especial los estados de resultados y me piden la opinión personal sobre los mismos; es decir, me preguntan cómo me parecen los resultados. Siempre les respondo, ¿en relación a qué? Si no tengo parámetros de comparación, más que los resultados del año anterior; así difícilmente mepuedo formar una opinión sobre el resultado de las operaciones.

Y yo les pregunto entonces si utilizan algunas herramientas básicas para el control de gestión, o si por lo menos tienen indicios de que se cometen fallas frecuentes en procesos administrativos u operativos, o sienten que no tienen toda la información básica de manera oportuna; para lo cual, normalmente les pido que me respondanlo siguiente (se presenta tan solo unos pocos ejemplos del tipo de preguntas):

• ¿Su organización está estructurada con base en los principales procesos de la empresa?

• ¿El manejo de los recursos humanos se desarrolla sobre la base de unas políticas claramente definidas?

• ¿Tienen establecido un plan estratégico con base en unos objetivos claramente definidos; una misión...