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NOMBRE
BRENDA TRUJILLO SANCHEZ
FECHA
25 DE SEPTIEMBRE DE 2012
ACTIVIDAD
SEMANA CINCO
TEMA
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS


IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
LA ADMINISTRACION
Los archivos son muy importantes en la administración ya que contribuyen a la gestión administrativa y a la gestión documental, permitiendo una mejor organización, trámite, consulta, conservación y disposición finalde los documentos, procesos que reflejan la mejor imagen de la empresa.
 Los archivos representan el lenguaje natural de la administración y constituyen un apoyo decisivo en la gestión de la entidad.
 Por ello, es necesario procurar una racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos y trámites administrativos, lo mismo que la normalización de formatosnecesarios para la producción documental.
 Asimismo, se requiere normalizar la utilización de materiales y papelería tendientes a preservar el medio ambiente.
  Ayuda mucho también el buen manejo de los procedimientos que se requieren para el recibo, radicación y distribución de los documentos, mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.
 La aplicación de las tablas deretención documental es fundamental para la organización, transferencias, recuperación, preservación y conservación de la información, ya que estos procesos ayudan a tener claridad en el destino que daremos a nuestros documentos.
 Un archivo bien organizado será garantía para obtener información rápida y oportuna. Por lo tanto, es necesario encaminarlos para que éstos sean verdaderos centros deinformación y ofrezcan utilidad en la administración.
LA INVESTIGACION
Los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes primarias de ilustración y mejoramiento para todos los sectores de la comunidad, en tanto contienen información de documentos que son texto de primera mano, que pueden y deben aprovecharse en el trabajo creador, por parte de investigadores y estudiosos. Los archivos sirvenpara descubrir la verdad, para encontrar versiones, a veces divergentes sobre los acontecimientos; son útiles para las investigaciones relativas a la historia, la administración, la economía la geografía, los procesos sociales, políticos, la ciencia, la tecnología y otras disciplinas.
En todos los casos de investigación los documentos de archivo se consolidan como una prueba que valida, evidenciay desmiente hipótesis.
Dentro de los campos de la investigación encontramos:



    • La investigación Censal: la cual comprende todos los establecimientos situados dentro de los límites territoriales del país y específicamente de las zonas urbanas y algunas zonas rurales; se pueden usar con fines demográficos, económicos o etnográficos.
    • La investigación Historiográfica: laoriginalidad del trabajo de los historiadores   es un asunto delicado por eso es importante distinguir la materia prima del trabajo   de los productos semielaborado e igualmente   denotar la diferencia entre fuente y documento, su clasificación,   prelación,   tipología y tratamiento.
    • La investigación de casos: que tiene que ver con los procesos empresariales como son: la investigación de mercados,la satisfacción de los clientes, la percepción de la marca y   por supuesto el desarrollo de nuevos productos y/o servicios.
    • La investigación Documental: es la que se realiza soportándose en fuentes de carácter documental, esto se refiere a cualquier tipo de documentos especialmente los archivísticos.
LA COMUNIDAD
Considero que los archivos son muy importantes para nuestra vida desde elindividuo hasta el estado,   o desde las familias hasta las grandes empresas, por medio de este   conocemos nuestra historia y tenemos la organización de nuestra vida;   en el individuo desde que nace se registra y se obtiene el registro civil de nacimiento el cual dice el lugar donde nació y la fecha con este documento hace parte los ciudadanos y con el tendrá servicios como salud   identidad...