Cartilla Fundamentos Básicos Archivo

FUNDAMENTOS BASICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION
JORGE A. VARELA R. T. P. ARCHIVISTICA SENA P. CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN U. QUINDIO INSTRUCTOR SENA – GESTIÓN DOCUMENTAL jorgevarela314@hotmail.com / jorgevarela314@gmail.com Tel: 311 281 32 96

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ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES.CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO APLICANDO LOS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS, NORMAS DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL, NORMAS Y TÉCNICAS DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL, Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE. APLICAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TENIENDO EN CUENTA PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS, NORMAS INSTITUCIONALES Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE ORDENAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO, DE ACUERDO CON EL SISTEMAESTABLECIDO POR LA ORGANIZACIÓN, LA NORMATIVIDAD VIGENTE, Y EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS TENIENDO EN CUENTA LAS TABLAS DE RETENCIÓN Y DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, LOS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS, LAS NORMAS TÉCNICAS Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.

1. FUNDAMENTOS
CONCEPTOS BASICOS LEGISLACION Y NTC RECOMENDACIONES DE SALUD OCUPACIONAL

2. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

3.ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
CLASIFICACION DESCRIPCION ORDENACION

4. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL INFORMACION

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización yconservación AGN

Datos que poseen significado

NTC ISO 9000

DOCUMENTO
Información y su medio de soporte NTC ISO 9000

DOCUMENTO DE Registro de Información producida o recibida por una entidad publica ARCHIVO
o privada en razón de sus actividades o funciones. NTC ISO 15489-1

REGISTRO

Documento que presenta resultados obtenidos evidencia de actividades desempeñadas .

o proporcionadaNTC ISO 9000

¿QUE ES UN ARCHIVO?

¿QUE ES UN ARCHIVO?

¿PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN? CORRESPONDENCIA DESPACHADA VARIOS MISCELANIOS CARPETA 1 DOCUMENTOS 1999

¿QUE ES UN ARCHIVO?

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservadosrespetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

TRANSFERENCIA PRIMARIA
ARCHIVO DE GESTIÓN

TRANSFERENCIA SECUNDARIA
ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO
El Archivo de Gestión o de Oficina es aquel en donde se reúne la documentación en trámite, en busca de solución a los asuntosiniciados, la cual es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad, una vez finalizado su tramite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

Esaquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

VALORES

PRIMARIOS
VALORES SECUNDARIOS

VALORES PRIMARIOS

1.Valor Administrativo: trámite o asunto que motivó su creación. 2.ValorJurídico:deriva derechos u obligaciones. 3.Valor Legal: Sirven de testimonio ante la ley. 4.Valor Fiscal: Utilidad para el Tesoro o Hacienda Pública.5.Valor Contable: registros de ingresos y egresos. 6.Valor Técnico: utilidad de la información específica de una función.

VALORES SECUNDARIOS

HISTORICOS CIENTIFICOS CULTURALES 1.Sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración. 2.Sirven como fuente primaria para la historia. 3.Como testimonio de la memoria colectiva. 4.Son el Patrimonio...