Cedulas y graficos

Cédulas y Gráficos

El uso de cédulas y gráficos en la auditoría administrativa fortalece en gran medida las alternativas para recopilar información, ordenar las acciones y representar en forma objetiva y concentrada tanto los avances que se van obteniendo, como los que agrupan la interrelación de los instrumentos empleados y resultados alcanzados.

En el caso de las cédulas, lacaptación de información se amplía ya que abre el rango de respuestas para integrar referencias documentales, hallazgos, evidencias, aspectos percibidos, comentarios, el análisis comparativo de actividades y la evaluación del proceso administrativo y elementos complementarios.

Los gráficos facilitan en gran medida visualizar la información, pues la muestran de manera condensada en formas y cuadros,lo que permite el seguimiento y la presentación de resultados en forma ágil y accesible.

Estructura General

Para definir la estructura de una cédula es necesario precisar con claridad el objetivo que debe cumplir, el área a la cual está dirigida, el tipo de información que debe contener, la forma de llenado, el procedimiento para aplicarla y los resultados que se esperan obtener.1. Tipo y nombre de la cédula.

2. Destinar un espacio en la parte superior para datos de identificación de la organización, logotipo, título, fecha, número de página, área y etapa o elemento bajo estudio.

3. De preferencia, dividir la cédula en forma modular, para ordenar y estandarizar la información.

4. Reunir y jerarquizar la información de acuerdo con su importancia yutilidad.

5. Interrelacionar la operación con el diagnóstico y evaluación.

6. Facilitar la integración de información de contexto, proyección y percepción.

7. El diseño debe prever el tamaño de los espacios para no limitar la extensión del contenido, así como la secuencia y movimiento necesarios para su llenad.

8. Incluir un espacio en la parte inferior para las observaciones,anotaciones diversas y datos de la persona responsable de su aplicación, de quien la revisa y de quien la autoriza.

Clasificación

Es conveniente tener claro el objetivo que se persigue según la naturaleza de la información que se maneje.

Herramientas operativas:
1. Programa de trabajo.
2. Reporte de avance semanal.
Objetivo: Organizar el trabajo de manera lógica ycongruente.

Herramientas de diagnóstico:
1. Cédula de análisis documental.
2. Cédula para la detención y registros de hallazgos y evidencias.
3. Cédula para el registro de aspectos relevantes.
4. Cédula para la captación y tratamiento de causas y efectos.
5. Cédula para la detección y atención de fallas.
Objetivo: Conocer el funcionamiento de la organización.

Herramientasde evaluación:
1. Cédula para determinar criterios de evaluación.
2. Cédula para evaluar el efecto en la resolución de aspectos críticos.
3. Criterios de puntuación para la evaluación final.
• Proceso administrativo
• Elementos específicos
4. Proceso de diagnóstico y evaluación.
Objetivo: Dimensionar el comportamiento de variables claves.

Herramientasde evaluación de desempeño:
1- Cédula de evaluación de desempeño.
2- Cédula de evaluación de servicio.
Objetivo: Evaluar el desempeño organizacional.

Uso

Captar información que en cuestionarios no es factible percibir, ya que abre el rango de respuestas, ordena la información de forma más accesible, compara conceptos claramente, sistematiza los registros y facilita laoportunidad del enfoque para analizar los resultados.

Son herramientas para conocer el funcionamiento de una organización, también hacen más permeable y profundo el proceso de evaluación porque no sólo consideran las variables bajo análisis, sino el efecto que éstas tienen en otras variables o áreas de operación.

Ventajas
• Son un vehículo más amable para lograr una interrelación...