Ciclo de Egresos

Ciclo de Egresos-Compras
Definicion:
El ciclo de Egresos-Compras se dedica a la adquisición de los recursos para el cumplimiento de los fines de la organización, pueden ser activos o costos y/o gastos. Las diferencias de tiempo que existen entre el recibo de recursos y los desembolsos, las cuentas por pagar comerciales y pasivos acumulados, también son afectados por este ciclo. Dentro de lasfunciones de este ciclo se encuentran las siguientes: solicitud de compra, solicitud de cotización, selección del proveedor, autorización para adquisición de bienes y servicios, ejecución de las compras, recepción, verificación del control de calidad de las mercaderías, cuentas por pagar y aprobación de los pagos.

Los enlaces con otros ciclos ocurren por erogaciones de efectivo, por el ciclo detesorería; recepción de bienes, mercaderías y servicios, con el ciclo de transformación; y, resúmenes de transacciones con el ciclo de información financiera.

Entorno del Control Interno

Se considera determínate para crear un buen entorno de control interno contable tanto la integridad como la capacidad del personal involucrado en las transacciones de compras y desembolsos de efectivo. Lasempresas elaboran presupuestos de efectivo, inversiones en bienes de capital y gastos de reparaciones y mantenimiento. Las expectativas de los presupuestos se deben comparar periódicamente con los resultados reales. Dentro de las buenas prácticas de control interno se incluyen la de crear fianzas a las personas autorizadas para firmar cheques, a los encargados de los fondos de caja chica y a losempleados responsables de bodega.

Funciones Tipicas

a. Funciones de Ejecucion
Solicitud de compra
Solicitud de cotización
Selección del mejor cotizante
Preparación de solicitud de compra
Autorización para la adquisición de bienes y servicios
Función especifica de compra
Recepción de mercancías y suministros
Control de calidad de las mercancías y servicios adquiridos
Verificacion yaprobación de los pagos

b. Funciones de Registro

Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados
Distribución de las compras a las cuentas apropiadas
Actualización de los registros e inventarios y costos (cuando se lleven tales registros) para controlar las compras o las devoluciones a proveedores.
Desembolsos y registro de los pagos.
Control de los fondos fijos decaja
Actualización del diario de compra de bienes y servicios; pago; notas de debito y credido emitidas por proveedores.
Actualización de los sub-mayores de caja; inventarios; propiedades; proveedores; compras.

c. Funciones de Custodia

Protección del inventario.
Mantener registros correctos de inventarios

El ciclo de egresos-compras incluye:
Pedidos de transito
Gastos pagados poranticipado
Otros activos
Proveedores
Cuentas por pagar
Gastos de administración, excepto sueldos, prestaciones y depreciaciones.
Otros gastos

En este ciclo se clasifica la adquisición de los recursos antes mencionados entre diversas cuentas de activo y de resultados. En virtud de que existen diferencias ene tiempo entre la recepción de los recursos y el pago de los mismos, deben considerarsetambién como parte de este ciclo de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados derivados de la adquisición de dichos recursos.



Bases usuales de datos
Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, catalogos, listas auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce comoresultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se le da, se pueden clasificar como sigue:
a. Bases de referencias: representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones.
b. Bases dinámicas: representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se esta modificado constantemente.

Las bases...