Ciclo Vital De Los Documentos De Archivo

NOMBRE: YANCELY HERRERA CASTAÑEDA

FECHA: 25/06/2010

ACTIVIDAD: FUNCIONES ARCHIVISTICAS

TEMA: FUNCIONES ARCHIVISTICAS

FUNCIONES ARCHIVISTICAS

Funciones del director o del responsable de archivo.

OBJETIVO: dirigir, coordinar y controlar la organización y el funcionamiento del archivo, con la finalidad de facilitar la consulta al propio organismo que la genera.

FUNCIONES DELDIRECTOR O DEL RESPONSABLE DE UN ARCHIVO

-Hacer las propuestas oportunas para llevar a cabo una buena gestión del centro archivístico

- Elaborar las normas o los reglamentos que regulan la organización y el funcionamiento del archivo y también aquellas otras de aplicación a todas las áreas, departamentos o servicios del organismo.

-Dirigir y coordinar las cuestiones relacionadas con lasgestiones de personal y de administración económica del archivo, así como cualquier otro trabajo que comporte la gestión administrativa del centro.

- Elaborar y proponer las normas de accesos a la documentación de acuerdo con la normativa vigente, para que, una vez aprobadas por la Comisión correspondiente, puedan ser de aplicación en el uso y consulta de la documentación.

- Planificar,dirigir y coordinar la metodología de organización documental utilizada en el archivo, especialmente en relación con el sistema de clasificación, transferencias, elaboración de instrumentos de descripción, preservación y conservación de la documentación, calendario de conservación y eliminación, accesibilidad y consulta de la documentación. Promover también un buen método de trabajo entre el personaldel archivo para establecer un sistema de corresponsabiliza ion funcional de acuerdo con la formación y los objetivos que se les haya asignado.

- Planificar y coordinar el sistema de organización integral de la documentación del organismo o entidad a la que pertenece el archivo.

- Planificar y coordinar la formación del personal del archivo y, de acuerdo con la definición del sistema integralde organización de la documentación, realizar los cursos de formación de los responsables de los archivos de gestión del organismo al que pertenece el archivo.

- Expedir certificados o bien dar constancia ("hacer constar") de la documentación que custodia el archivo.

- Planificar, dirigir y coordinar las publicaciones del archivo: guías, inventarios, catálogos. También, elaborar lasmemorias anuales del archivo, entre otras publicaciones.

- Planificar y coordinar las actividades de difusión que anualmente se realizan en el centro, ya sean exposiciones, visitas, cursos, conferencias, etc.

- Planificar y controlar la preservación y la conservación de la documentación y también del edificio, así como velar por su seguridad.

FUNCIONES DE LOS ARCHIVEROS

- Colaborar enaquellas cuestiones específicas que le indique la dirección del centro, en especial, la elaboración y aplicación de las normas de organización y funcionamiento del archivo. También, proponer todas aquellas acciones que se consideren oportunas para mejorar, agilizar o facilitar la gestión del archivo.

- Elaborar y aplicar el cuadro de clasificación de la documentación del organismo, institución oentidad para que se aplique de forma unívoca y generalizada en todos los archivos de gestión, además del archivo definitivo, y controlar el seguimiento y actualización de su proceso.

- Definir y dirigir, de acuerdo con la responsabilidad otorgada desde la dirección del organismo, el sistema de organización integral de la documentación. También, el archivero tendrá que ejecutar su aplicación y, almismo tiempo, asesorar al personal administrativo de los archivos de gestión, ofreciéndole la ayuda técnica necesaria en la implementación de este método de trabajo. Igualmente, el archivero tendrá que llevar a cabo el seguimiento y la actualización de todo el proceso de gestión integral de la documentación, además de organizar e impartir los cursos de formación al personal de los archivos de...