clases de archivos

EL ARCHIVO
El archivo es el conjunto fe documentos de la empresa debidamente ordenados muchas veces el lugar donde se conservan estos documentos dentro de la empresa un archivo es una herramienta imprescindible que además percibe unos objetivos muy concretos y que hacen referencia a una serie de exigencias gesticuladas por leyes, la empresa debe guardar durante un tiempo determinado una seriede documentos ya que así lo establece la ley y los podemos analizar desde tres grupos que son:

1.- Documentos sobre la marcha
2.- Documentos que acredita la propiedad de cualquier bien de la empresa
3.- Documentos de carácter socio laboral




CLASES DE ARCHIVOS
A la hora de realizar una clasificación de los distintos tipos de archivos podemos desarrollar, atendiendo las clases de:1.- Según el tipo de organización aquí tenemos:
a) archivo centralizado
Localizado en un solo sitio implica que todos los documentos de la empresa estaban unidos en un mismo lugar es decir, la empresa posee un archivo único y cuando alguien necesita algún documento debe acudir a él.
b) archivo descentralizado
Se ubican en varios departamentos ocupan un espacio en cada oficina, son máspersonalizados.
c) Archivos de soporte
Significa que en él se almacena o se guarda documentos en carpetas folders ficheros estanterías o armarios
d) Archivos microfilm
Que consiste en fotografiar o reducir los documentos a un tamaño muy pequeño y se los coloca en micro fichas
e) Archivos informáticos
Que son utilizados en los ordenadores o procesadores de texto guardándolos en carpetas ydistribuyéndolos en un sistema informático.
Por su utilización
Archivo activo
Que se asede de manera habitual o son consultados o requeridos con frecuencia
Archivos que su utilización es muy eventualmente
Archivo semiactivo
Es considerado cuando la frecuencia de utilización o consulta de los documentos en los guardados es pequeña o se accede raramente
Archivos inactivos
Es el que almacenadocumentos de carácter históricos no posee utilidad operativa; es decir, documentos que no suelen ser consultados.
REQUISITOS DEL ARCHIVO
Debe ser de fácil utilización,
Debe ser actualizado,
Ser flexible,
No debe ocupar demasiado espacio ni poner un elevado costo,
Garantizar la seguridad y la conservación de los documentos,
Estar controlado.
MOBILIARO Y SISTEMA DE ARCHIVOS
La forma de colocarla documentación, una vez clasificados, da origen a diferentes sistemas de archivos.
Sistemas horizontales.- significa qué los documentos son archivados uno encima de otro colocándolos en carpetas cajas archivadoras, etc. Este sistema presenta ventajas y desventajas.
Ventajas.-
1.- sencillo.- no es difícil comprender y poner en práctica.
2.-varato.- el costo es de lo más reducido si locomparamos con otros sistemas de archivos
Desventajas.-
Pérdida de tiempo y ocupa mucho espacio
Sistemas laterales.- Se archivan uno a lado de otro, introduciéndose dentro de carpetas o archivadores que se coloca también una alado de la otra la denominación del documento se coloca en el lomo de a carpeta o caja este sistema es muy utilizado en bibliotecas.
Ventajas.-
Permite archivar más documentosya que estos no ocupan mayor espacio soporta mucho más de peso y se pueden acceder más personas a las vez.
Desventajas
Difícil de acceso a las personas de baja estatura porque están ubicados en las partes superior, mayor probabilidad de deterioro.
Sistemas verticales.- es uno de los sistemas más frecuentes de archivos y es uno de los, más utilizados en la empresa los documentos y se puedetambién guardar en carpetas individuales que suelen quedar suspendidas de una o varias guías, así mismo presenta ventajas y desventajas
Ventajas.-
1.-sensillo de comprender y poner en práctica y nos ahorra tiempo
2.-facil de manejar ya que los documentos son introducidos de forma sencilla y rápida
Desventajas.-
1.-peso limitado ya que no puede soportar mucho peso porque podrían las guías...