Clasificación de documentos comerciales

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que
se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo
con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley. Estos son de vital
importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en
una compañía o empresas.
Su misiónes importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes
que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización
de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización
de tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa
o el comerciante y lacomprobación de los asientos de contabilidad.
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme
surge de lo siguiente:
· En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una
determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
· Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos decomercio
· Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas
operaciones.
· Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobación de los asientos de contabilidad

.

Previamente al registro del hecho económico en los libros de primera entrada o resumen,
debe elaborarse un comprobante de contabilidad, el cual se debeelaborar con base en los
soportes de orden interno o externo, en idioma español en forma manual o informatizada.
El comprobante de contabilidad debe tener numeración consecutiva dejándose constancia
de las personas que lo elaboraron y aprobaron, fecha, origen, descripción, cuantía de las
operaciones, cuentas afectadas con el registro con su código y nombre correspondiente en
el PUC. Elcomprobante de contabilidad de acuerdo al volumen de las transacciones puede
resumir las operaciones de un día, varios días, una semana, varias semanas, pero el período
resumido no debe sobrepasar un mes. Si la empresa tiene mucho movimiento se pueden
elaborar varios comprobantes correspondientes a un día.

El comprobante de contabilidad debe permitir el asiento en los libros de primera entrada, deregistro cronológico o diario y en los auxiliares para que exista debida correspondencia
entre ellos de acuerdo a lo establecido en el artículo 59 del Código de Comercio y 124 del
Decreto 2650 de 1993.

Es un medio auxiliar del sistema de información contable del ente que indica las cuentas
que serán utilizadas:
• en el proceso de registración de las variaciones patrimoniales que producen loshechos
económicos del ente y • en la exposición, a los fines de mostrar la composición y magnitud
del patrimonio del ente.
Los pasos siguientes determinarán el quinto o más grado o nivel de análisis, asignando el
quinto o más dígitos a las cuentas simples ó analíticas de segundo o más grado de análisis.
En nuestro modelo de plan de cuentas, existen cuentas analíticas de distintos grados deanálisis que cumplen con la función de anotar o registrar los cambios que se sucedan en los
elementos del patrimonio del ente. A los efectos de contemplar una mayor flexibilidad en la
confección del plan de cuentas, se ha optado por anteponer un cero al último grado de
análisis considerado:
1 ACTIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE
1.1.1 CAJA Y BANCOS
1.1.1.1 CAJA

1.1.1.1.01 CAJA….EN MONEDA NACIONAL1.1.1.1.02 CAJA….EN MONEDA NACIONAL
1.1.1.1.03 FONDO FIJO
1.1.1.1.04 CAJA EN MONEDA EXTRANJERA
1.1.1.2 BANCOS EN MONEDA NACIONAL
1.1.1.2.01 BANCO….CTA/CTE.
1.1.1.2.02 BANCO….CTA/CTE.
1.1.1.2.03 BANCO….CAJA DE AHORROS
1.1.1.2.04 BANCO….CAJA DE AHORROS
1.1.1.3 BANCOS EN MONEDA EXTRANJERA
1.1.1.3.01 BANCO….CTA/CTE. M/EXTRANJERA
1.1.1.3.02 BANCO….CTA/CTE. M/EXTRANJERA
1.1.1.3.03 . . . ....