Codificacion de un catalogo de cuentas bancario

La codificación de cuentas
En materia contable, comercial y de organización administrativa, la codificación consiste en la representación de las palabras o frases por medio de signos o símbolos con un significado especial ya asignado.
Un ejemplo común de lo que es la codificación lo tenemos en los códigos utilizados en los esquemas de los equipos electrónicos para indicar los diversosaccesorios ( cables, conexiones, condensadores, etc.). Otro ejemplo generalmente conocido es la clave telegráfica Morse. Para un telegrafista es algo tan sencillo como lo es para nosotros leer una revista o un libro de historietas. También en el ejército y la marina existen los códigos de señales por medio de banderas y luces. Los automóviles interpretan señales de tránsito provenientes de avisos yestaríamos largo tiempo citando ejemplos sobre diversos códigos que permiten facilitar las comunicaciones, haciendo la expresión más precisa y breve al presentar hechos e informaciones que se repiten.
• Ventajas
• 1. Identificación rápida de las cuentas.
• 2. Impartir una función definitiva al plan de contabilidad de las cuentas en registros, comprobantes, tarjetas, facturas, etc.
• 3. Reducir eltrabajo que implica la anotación de los títulos de las cuentas en registros, comprobantes, tarjetas, facturas, etc.
• 4. Ayuda a la memoria humana
• 5. Facilita la clasificación y tabulación mecánica y electrónica de los datos.
10.2 Métodos más usados de codificación
Existen diversos métodos de codificación, de los cuales los mas conocidos son:
• a) Método de secuencia.
• b) Método de bloque
•c) Método de grupo
El método de secuencia es la forma mas simple de codificar: 1,2,3,4,5,6,7,8,9 este método consiste en seguir una numeración correlativa, asignando el numero de acuerdo al orden o secuencia de cada asunto.
El método de bloque consiste en agrupar los asuntos de acuerdo a su naturaleza, y asignar una serie correlativa de números a cada grupo o clasificación. Cuando se estableceel código, unos cuantos números se dejan sin asignar entre rubro y rubro, es decir, entre grupo y grupo, como reserva para futuras adiciones. Ejemplo
• 1. Caja
• 2. Banco paraíso
• 3. Banco venezolano
• 4. Cuentas por cobrar
• 5. Inventarios
• 6. Edificios
• 7. Terrenos
• 8. Maquinaria
En el ejemplo anterior podemos notar que la expansión para agregar nuevos grupos de cuentas, se prevédejando una cantidad de números sin asignar.
4 – 5 – 8 – 10 – 11 – 12 – 13 – 14 – 15 – 17 – 19 – 20 – 23 - 24
Así mismo, se observa que los números del 1 al 19 son usados para los activos corrientes y del 21 al 25 para activos fijos. Este método de codificación nos trae, en cierta manera, un elemento de memorización si tomamos en consideración que los bloques del 1 al 19 y del 21 al 25 sonreservados para una determinada clase de activo. Sin embargo, este sistema obliga a aprender de memoria la lista completa de referencia, cuando no es demasiado extensa, o a consultar con frecuencia el catalogo. Es preferentemente recomendable a empresas pequeñas con pocas cuentas.
El método de grupo es parecido al de bloque, pero es mas amplio y proporciona mayor facilidad para ser memorizado. En estemétodo las clasificaciones mayores y las sub-divisiones están presentadas por los dígitos sucesivos como ejemplo tenemos el código de cuentas para Bancos y otras Instituciones Financieras, el cual fue elaborado siguiendo este método.
100.00 Activo
116.00 Efectos de cobro Inmediato
116.01 Cámara de compensación
116.01. M.01 Cámara de compensación a cargo del BCV
116.01. M.02 Cámara decompensación a carago de otros bancos
Como vemos este método permite la incorporación de nuevas cuentas, sub-cuentas dentro de los grupos correspondientes, sin alterar en absoluto la lógica de sus construcción. La principal ventaja de este método consiste en que esta programado para satisfacer las necesidades actuales de la empresa, permite la incorporación de nuevas cuentas a medida que tales...