Combinar Correspondencia

COMO COMBINAR CORRESPONDENCIA EN MICROSOFT WORD

INTENGRANTES:
ALBARO SANCHEZ
JHOAN SEBASTIAN RODRIGUEZ
ELBER GOMEZ LONDOÑO
NANCY RODRIGEZ
MARIBEL TREJOS
CRISTHIAN CAMILO MUÑOZ

FUNDACION CARVAJAL – SENA
TECNICO EN PANADERIA
SANTIAGO DE CALI
JULIO DEL 2012
COMO COMBINAR CORRESPONDENCIA EN MICROSOFT WORD

INTENGRANTES:
ALBARO SANCHEZ
JHOAN SEBASTIAN RODRIGUEZ
ELBER GOMEZLONDOÑO
NANCY RODRIGEZ
MARIBEL TREJOS
CRISTHIAN CAMILO MUÑOZ

PROFESORA:
SANDRA PALACIOS

FUNDACION CARVAJAL – SENA
TECNICO EN PANADERIA
SANTIAGO DE CALI
JULIO DEL 2012

INDICE:

* INTRODUCCION 4
* OBJETIVOS 5
* DESARROLLO DEL TRABAJO 6
* CONCLUCION 12
* BIBLIOGRAFIA 13

INTRODUCCION.

El siguiente trabajo trae los pasos necesarios para combinarcorrespondencia, con lo cual podemos crear por ejemplo una carta para distintas personas con el mismo contenido pero con la información del destinatario diferente, además se le han agregado unas imágenes con el fin de hacerlo más visual y para quien lo lea pueda entender más fácilmente lo que tiene que hacer para lograr realizar esta acción.

OBJETIVOS.

Con este trabajo lo primero que deseamos esaprender a crear una carta para varias personas sin la necesidad de estar cambiando la información personal del destinatario, con tan solo agregarlos en una sola lista podemos cumplir con el objetivo de hacerles saber a distintas personas la misma información.
También esperamos a que cualquier persona que tenga acceso a este trabajo y tenga los conocimientos necesarios para manejar Word puedaentender con facilidad lo que se pretende hacer y las ventajas que brinda esta opción para mayor comodidad y para ahorrar mucho tiempo y utilizarlo en otros trabajos.

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA.

Combinar cartas
1º Escribir la carta Modelo, es decir la carta que se va a combinar:
Ejemplo:

Sucre, 18 de Enero de 2007
ART_BOL 2007-01-008

Señor
Dr. Oscar Vaca flores R.
Gerente dePlanificación de Proyectos
Consultora Sucre Ltda.

De mi mayor consideración:

A tiempo de saludar a usted muy atentamente y desearle el mejor de los éxitos en sus funciones, es de interés de la nuestra empresa Artes Digitales S.R.L. dar a conocer dentro del sector privado de servicios de Consultoría, nuestros servicios profesionales y de provisión de insumos tecnológicos para la elaboración dediferentes tipos de consultoría en el área de desarrollo productivo.

Sin otro particular, y esperando que la publicación mencionada pueda servir para informarle sobre los propósitos y ofertas de nuestra empresa, me despido con las consideraciones más distinguidas.

E. Braulio Chavarría R.
Jefe y Representante Comercial
Artes Digitales S.R.L.

2º Identificar las variables
En la carta sepuede apreciar palabras, números, nombres o frases que se convierten en variables, es decir que varían a momento de combinar la correspondencia, tal el caso del código de la carta , el género , el título , el nombre del destinatario , el cargo , la organización a la que pertenece y el destino .

3º Elaborar la base de datos
A continuación se debe elaborar la base de datos es decir, todas lasvariables que se incluirán en las cartas que se van a combinar, para este fin se puede elaborar una base de datos en Excel de acuerdo al siguiente formato y siguiendo con el mismo ejemplo:

Se puede apreciar las siete variables definidas en la parte superior como título de cada columna, seguida de los datos de cada destinatario que serán combinados en las cartas.
Una vez finalizada la lista, seprocede a guardar el archivo de Excel con el nombre de lista de destinatarios.

4º Establecer los campos de combinación
Se retorna a la carta que se está escribiendo, y se ingresa al menú de Herramientas, Cartas y Correspondencia y buscar Combinar correspondencia

A continuación se observa un menú que se despega a la derecha del documento de la siguiente forma:

A continuación se escoge la...