comisiones de trabajo

SIMPOSIO NACIONAL DE RECREACIÓN
(COMITÉ ORGANIZAR)

FUNCIONES


COMISIÓN DE LOGÍSTICA

Subcomisión de Apoyo Audiovisual.

Determinar el número de recursos audiovisuales requeridos y/o disponibles en la instalación para el evento.
Solicitar cotizaciones para la contratación de equipos y servicios de sonido, de audio y video grabación y apoyo didáctico audiovisual tales comoretroproyectores, pantalla, data show, carrusel de diapositivas, rotafolios, entre otros, cuando sea necesario.
De existir estos recursos y servicios en la institución, elaborar y cursar las respectivas solicitudes para su utilización en los días y horarios que demande el evento.
Canalizar lo relativo a la contratación y/o confirmación de recursos y servicios audiovisuales requeridos.
Tomar previsiones ytrabajar coordinadamente con la Subcomisión de Servicios Generales para detectar facilidades o limitaciones que pueda presentar la infraestructura del local para la utilización de los recursos audiovisuales.
Llevar control de seguimiento de los recursos y servicios audiovisuales obtenidos para el evento.
Canalizar lo relativo a pagos que, por este concepto, haya a lugar antes, durante y despuésdel evento.

Subcomisión de Servicios Generales.

Hacer un estudio de las facilidades y limitaciones que presenta el local donde se llevará el evento y elaborar el plan de atención a dicho estudio.
Determinar los recursos necesarios (mantel, jarras, alfombras, vasos...) para las actividades y actos previstos en conjunto con la Comisión de Protocolo.
Tomar las previsiones para atender lasnecesidades detectadas en cuanto a servicios generales se refiere.
Canalizar lo relativo a la cancelación de gastos por concepto de este aspecto en particular.
Verificar el buen funcionamiento de los equipos y servicios antes de iniciar el evento.
Asignar el personal o técnico que manejará los equipos.
Trabajar coordinadamente con las otras subcomisiones en el suministro, ambientación,adecuación, señalización, seguridad y vigilancia requerida antes y durante el evento.
Llevar control de seguimiento de las necesidades detectadas y acciones realizadas en beneficio del programa general.
Colocar la pancarta principal, afiches, rótulos de identificación y símbolos patrios-institucionales acordados por la Comisión Organizadora.
Organizar el sector donde se realizará la inscripción cuando seanecesario.
Apoyar a la Subcomisión de Protocolo en la organización del mobiliario para el presidio y en la ambientación del auditorio para el acto de instalación.
Velar por la limpieza y orden de las instalaciones en donde se realizará el evento.
Elaborar los rótulos de identificación, signos direccionales y carteleras necesarias.
Canalizar lo relativo a la contratación de equipos y serviciosque no pueda cubrir la institución.
Seleccionar el espacio donde se desarrollará la exposición de carteles.
Diligencia e instalar parales o parabanes para los carteles.
Seleccionar el hotel donde se hospedaran los ponentes y personalidades invitadas.
Seleccionar el lugar o restaurant donde desayunaran, almorzaran y cenaran los ponentes y personalidades invitadas.
Encargarse los diferentestraslados de los ponentes y personalidades invitadas en sus diferentes desplazamientos (aeropuerto, hotel, auditorio, restaurantes, etc.)

Comisión de Promoción y Difusión

Tipear, revisar, corregir, registrar, preparar, distribuir, reproducir, entregar y enviar todas las comunicaciones que deriven de las Subcomisiones para organizar el evento.
Diseñar imagen corporativa del evento parapancartas, volantes, trípticos, etc.
Canalizar lo relativo a la contratación de empresas que se encarguen de elaborar artes finales y de imprimir o reproducir materiales promocionales y de difusión.
Velar porque los materiales se impriman y difundan de acuerdo a lo establecido por la Comisión Organizadora del evento.
Controlar y supervisar la impresión y/o elaboración de los materiales...