Comité organizador de un evento

Facultad de Ingeniería Marítima, Ciencias Biológicas, Oceánicas y Recursos Naturales



Licenciatura en Turismo


CONGRESOS Y EVENTOS

PROFESORA: M.Sc. Cecilia Banderas

GUIA N°2
El Comité organizador y sus comisiones

INTEGRANTES: Adriana Bernal
Erika Heras
Ma. José Lavanda
Erika Leon Sanchez
Andrea OnofrePamela Tavra Salazar
Priscila Villao

Miércoles 16 de julio de 2014

CONGRESOS Y EVENTOS
GUÍA DE ESTUDIO #2
EL COMITÉ ORGANIZADOR Y SUS COMISIONES


INDICE

TEMA Página

Generalidades ……………………………………………………………………………………………………..3-4
Ventajas y limitaciones de las comisiones ………………………………………………….5
Principales responsabilidades de cada una de lascomisiones………….…………………….5
Secretaría del evento ……………………………………………………………………………….6-9
Comisión académica ………………………………………………………………………………….9
Comisión de Programa …………………………………………………………………..…….…10-13
Comisión de Logística …………………………………………………………………….……….13-16
Comisión de Presupuesto ……………………………………………………………..…………..16
Comisión de Relaciones Públicas ……………………………………………………………..16-18

Comisiones ysubcomisiones ………………………………………………………………………….…….19
Organigrama: Comité organizador de un evento ………………………………………19

Bibliografía y Fuentes …………………………………………………………………………………………..20






EL COMITÉ ORGANIZADOR

GENERALIDADES
Por definición entendemos que un comité es un grupo de personas que se encargan de un asunto y que trabajan juntas para cumplir los objetivos del mismo; pero… ¿Qué es uncomité organizador cuando se trata de la organización de eventos?, a continuación lo entenderemos.

Para un buen desarrollo de un evento y conseguir el éxito del mismo es necesario tener en cuenta cada detalle y necesidad que se tenga antes, durante y después del evento. Para esto se necesita dinamismo y proactividad entre los involucrados de su desarrollo, para lo cual como primera instancia se debeelegir un presidente del comité organizador, un vicepresidente y un secretario. Este comité será el responsable de delegar responsabilidades, crear las respectivas comisiones y elegir los presidentes de cada una de ellas, quienes se encargaran de un área del evento y de supervisar que sus objetivos se cumplan a tiempo.

La integración de los comités es la parte dinámica donde el objetivo es laintegración de los mismos, evaluando a sus integrantes para obtener los mejores resultados en pro del grupo organizador, donde el éxito de cada reunión entre comisiones reflejará el éxito final del evento.

El tamaño del comité organizador dependerá del tamaño y necesidades del evento, por ejemplo si el evento es grande y de algunos días tendrá más comisiones que un evento pequeño.

Por logeneral cada comisión está integrada de 5 a 7 personas, pero esto también dependerá de la cantidad de subcomisiones que tenga.

En cada comisión todo detalle es importante y debe atenderse con el respectivo tiempo para llegar a cumplir con los objetivos trazados en el grupo sin contratiempos.

Las siguientes son las actividades mínimas que deben considerarse, para definir los costos del eventoy crear los comités que deben conformarse:
Salones de conferencia.
Actos sociales
Material impreso
Transporte terrestre y aéreo para desplazamiento de los conferencistas participantes en el programa.
Invitados especiales.

Se deben tomar en cuenta otros gastos que puedan incurrir para los conferencistas como tikets, alojamiento, transporte individual, honorarios y obsequios.
Una vezconocidos los costos anteriores, se puede tener una aproximación objetiva al valor total del evento. Se debe prever además una partida adicional para imprevistos y gastos varios, de disponibilidad inmediata.

Definida la viabilidad del evento, se acuerda la fecha definitiva de realización y la creación de las comisiones necesarias, ya que también dependen del fondo común que se tenga para el...