COMO ADQUIRIR E IMPLANTAR EXITOSAMENTE UN NUEVO SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE
Páginas: 6 (1359 palabras)
Publicado: 5 de septiembre de 2014
La tecnología debe adquirirse en la medida en que surgen las necesidades dentro de una organización; y al existir una necesidad hay que trabajar en función de satisfacerla. Sin embargo, para ello es prudente realizar una evaluación completa y objetiva que evite problemas de deficiencia tecnológica o por el contrario, costos adicionales, generalmenteelevados, que impactarían en los resultados financieros de la empresa, generados por la adquicisión de tecnología de punta que excede a las reales necesidades de la empresa y que termine siendo sub-utilizada.
En otras palabras, por ejemplo, si se es una empresa PYME (Pequeña y Mediana empresa) sería poco inteligente tanto financiera como operativamente pensar que adquiriendo el sistema degestión de negocios SAP (producido por la mayor empresa de software ínter empresarial del mundo y en Venezuela utilizado por PDVSA, MOVISTAR, Empresas POLAR, entre otras), estaría solucionando mis problemas, pues con la simple razón de lo costoso del mismo, aunado a la pequeña estructura y necesidades de información o sistematización de este tipo de empresas que no tienen mayor complejidad en sustransacciones u operaciones, terminaría sacrificando su rentabilidad y sub-utilizando una herramienta que por su arquitectura esta hecha para empresas de mayor complejidad.
En Venezuela actualmente existen una gran gama de opciones de sistemas de información y de gestión Contable – Administrativa para empresas PYME, cabe destacar, que hacemos énfasis en este tipo de empresas por ser en su granmayoría las que componen el parque empresarial del Estado Mérida.
De estos sistemas los más populares y conocidos por los contadores públicos en el Estado Mérida son los siguientes:
NOMBRE
LIMITANTES
SAINT
En la versión 4.2 o bajo arquitectura MSDOS, no apoya adecuadamente a la gestión de impuestos y no es integrado.
En las nuevas versiones bajo Windows e Internet, corrigen sus debilidadesen MSDOS, mas su robustez de operaciones no excede de los 1.100 ítems de inventarios o clientes
DATA PRO
Posee debilidades de soporte técnico post – venta, sin embargo ofrece muchas utilidades para la gestión de impuestos
PROFIT PLUS
Posee una robustez y una arquitectura medianamente parecida al SAP, sin embargo en su versión actual poco apoya a la gestión de impuestos.
Como se puedeobservar, según nuestros comentarios, que no son críticas destructivas ni mal intencionadas sobre alguna casa de software, más si son constructivas en cuanto a las limitantes que tiene cada uno de estos sistemas, fruto de nuestra experiencia profesional con los mismos, ninguno es perfecto y tienen ventajas y desventajas con respecto a necesidades particulares de cada tipo de empresa.
Entonces almomento de adquirir un software, la primera pregunta que debe hacerse es muy simple ¿qué necesito?
Es muy lógico, que la información financiera generada por un sistema, no tiene valor sí ésta no es mostrada de la forma en que el usuario la necesita.
Y es por eso que es muy arriesgado financiera y operativamente, adquirir una herramienta tecnológica sinpreviamente haber detectado las reales necesidades de los usuarios. Por otra parte, hay que verificar si el principal soporte para el funcionamiento de cualquier sistema o software, como lo es Control Interno, está calificado como óptimo.
Para responder asertivamente a la primera pregunta y de manera metodológica, obligatoriamente se debe hacer un inventario de las necesidades y fortalezas de suherramienta tecnológica actual, invirtiendo un tiempo más que justificado, en conformar un equipo de trabajo e ir usuario por usuario preguntando e inventariando de forma previamente establecida algunos datos mínimos como los siguientes:
1. ¿Cuáles son los módulos que se manejan y se necesitan manejar?
2. ¿Qué le hace falta a los módulos que se manejan y qué es insuprimible de los mismos?
3....
La tecnología debe adquirirse en la medida en que surgen las necesidades dentro de una organización; y al existir una necesidad hay que trabajar en función de satisfacerla. Sin embargo, para ello es prudente realizar una evaluación completa y objetiva que evite problemas de deficiencia tecnológica o por el contrario, costos adicionales, generalmenteelevados, que impactarían en los resultados financieros de la empresa, generados por la adquicisión de tecnología de punta que excede a las reales necesidades de la empresa y que termine siendo sub-utilizada.
En otras palabras, por ejemplo, si se es una empresa PYME (Pequeña y Mediana empresa) sería poco inteligente tanto financiera como operativamente pensar que adquiriendo el sistema degestión de negocios SAP (producido por la mayor empresa de software ínter empresarial del mundo y en Venezuela utilizado por PDVSA, MOVISTAR, Empresas POLAR, entre otras), estaría solucionando mis problemas, pues con la simple razón de lo costoso del mismo, aunado a la pequeña estructura y necesidades de información o sistematización de este tipo de empresas que no tienen mayor complejidad en sustransacciones u operaciones, terminaría sacrificando su rentabilidad y sub-utilizando una herramienta que por su arquitectura esta hecha para empresas de mayor complejidad.
En Venezuela actualmente existen una gran gama de opciones de sistemas de información y de gestión Contable – Administrativa para empresas PYME, cabe destacar, que hacemos énfasis en este tipo de empresas por ser en su granmayoría las que componen el parque empresarial del Estado Mérida.
De estos sistemas los más populares y conocidos por los contadores públicos en el Estado Mérida son los siguientes:
NOMBRE
LIMITANTES
SAINT
En la versión 4.2 o bajo arquitectura MSDOS, no apoya adecuadamente a la gestión de impuestos y no es integrado.
En las nuevas versiones bajo Windows e Internet, corrigen sus debilidadesen MSDOS, mas su robustez de operaciones no excede de los 1.100 ítems de inventarios o clientes
DATA PRO
Posee debilidades de soporte técnico post – venta, sin embargo ofrece muchas utilidades para la gestión de impuestos
PROFIT PLUS
Posee una robustez y una arquitectura medianamente parecida al SAP, sin embargo en su versión actual poco apoya a la gestión de impuestos.
Como se puedeobservar, según nuestros comentarios, que no son críticas destructivas ni mal intencionadas sobre alguna casa de software, más si son constructivas en cuanto a las limitantes que tiene cada uno de estos sistemas, fruto de nuestra experiencia profesional con los mismos, ninguno es perfecto y tienen ventajas y desventajas con respecto a necesidades particulares de cada tipo de empresa.
Entonces almomento de adquirir un software, la primera pregunta que debe hacerse es muy simple ¿qué necesito?
Es muy lógico, que la información financiera generada por un sistema, no tiene valor sí ésta no es mostrada de la forma en que el usuario la necesita.
Y es por eso que es muy arriesgado financiera y operativamente, adquirir una herramienta tecnológica sinpreviamente haber detectado las reales necesidades de los usuarios. Por otra parte, hay que verificar si el principal soporte para el funcionamiento de cualquier sistema o software, como lo es Control Interno, está calificado como óptimo.
Para responder asertivamente a la primera pregunta y de manera metodológica, obligatoriamente se debe hacer un inventario de las necesidades y fortalezas de suherramienta tecnológica actual, invirtiendo un tiempo más que justificado, en conformar un equipo de trabajo e ir usuario por usuario preguntando e inventariando de forma previamente establecida algunos datos mínimos como los siguientes:
1. ¿Cuáles son los módulos que se manejan y se necesitan manejar?
2. ¿Qué le hace falta a los módulos que se manejan y qué es insuprimible de los mismos?
3....
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