Como Hacer Un Acta (Ejm)

EQUIPO DE GESTIÓN EXTENSIÓN UNIVERSITARIA- PREMIO 2011 – 2012



ACTA 001



FECHA: Itagüí, 21 de julio del 2012
HORA: 3:30 pm
LUGAR: Casa 162 Dirección de Extensión Universitaria
ASISTENTES: Alexander Correa Espinal Líder Macro proceso
Nora Bustamante B. Coordinadora Equipo
Clara Cecilia Díaz Londoño GestoraPaula Andrea Guerra Mejía Gestora
Gloria Margarita Ruiz Correa Gestora
Diana Marcela Castaño Serna Gestora
Manuela Rendón Vera Gestora


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ORDEDN DEL DÍA
1. Lectura y aprobación del Acta anterior
2. Macro proceso y SIMEGE electrónico
3. Planes de mejoramiento de cada puesto de trabajo yel mejoramiento del servicio

DESARROLLO

1. Lectura y aprobación del Acta anterior
Se envió previamente el acta a todos los asistentes, se sugiere complementar algunos aspectos
2. Macro proceso y SIMEGE electrónico
Nora Bustamante Betancur, Coordinadora del equipo inicia la reunión comentándolas particularidades de la capacitación de SIMEGE electrónico, da cuenta de la complejidad delmanejo del aplicativo. Con respecto a los avances del Macro proceso advierte que se hicieron algunas observaciones desde la sede Bogotá, el avance de este debe estar listo para febrero. Por el momento no se han dado lineamientos desde SIMEGE con respecto al reciclaje y al manual de servicio, con respecto al SIPLO se logró ingresar toda la información, excepto la correspondiente a la Unidad de GestiónTecnológica porque no fueron creadas las políticas.



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3. Planes de mejoramiento de cada puesto de trabajo y el mejoramiento del servicio
Como compromiso de la reunión anterior cada uno de los miembros del equipo debía exponer en esta reunión cuales son las acciones que desde su puesto de trabajo ha implementado para mejorar su desempeño y proponer acciones que conduzcan a lasatisfacción del servicio, a continuación lo señalado por cada uno de ellos:

Clara Cecilia Díaz, secretaria de la Dirección de Extensión manifiesta que se debe realizar una encuesta de satisfacción del servicio para que los usuarios puedan brindar sus aportes y sugerencias en cuanto al desempeño de los funcionarios teniendo en cuenta los siguientes criterios: atención, información, buen trato einstalaciones locativas, ello para determinar si la gestión de los empleados de la oficina cumple con las expectativas del usuario. Las acciones en su puesto de trabajo incluyen: “Mejorar el orden, cuando se tengan dudas consultar para evitar suministrar información errada, mejorar la comunicación. Y por último, como propósito: dedicar media hora a descargar los registros en la planilla para manteneractualizado este formato.

Paula Andrea Guerra, contratista, afirma que en cuanto a la mejora del puesto de trabajo elaboró una lista de chequeo de cada documento que se elabore para evitar reprocesas, dispuso el presupuesto de los proyectos a la vista de todos los miembros del EG para que en su ausencia cualquiera de ellos pueda tener acceso a esa información, además elaboró un cuadro de control deactividades, y afirmó que se están adelantando reuniones periódicas para monitorear el avance de los proyectos , además estuvo ordenando mucho el escritorio, evitando torres de papel y el uso de papeles pequeños para tomar notas.


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Margarita Ruiz Correa, contratista afirma que en cuanto al puesto de trabajo a incluido listas de chequeo tanto para las visitas guiadas como para loseventos, a implementado el uso de carpetas para organizar los archivos físicos, esta consignando en una carpeta física la hora de entrada, la hora de salida y el número de horas que los estudiantes del Fondo EPM y manutención colaborarán al interior de la oficina, ello para llevar un control más exhaustivo con respecto al tiempo en que colaboran en la oficina.

Alexander Correa Espinal, Director de...