como organizar tus eventos

COMO ORGANIZAR TUS EVENTO

Sea para 50 participantes o más de 500, la planificación, organización y celebración de un congreso o unas jornadas puede ser una experiencia desalentadora, incluso para los más sensatos. Huelga decir que un congreso o reunión mal organizado desacreditará al organizador y, lo que es más grave aún, al patrocinador. Por esta razón, hay que formular varias preguntasimportantes antes de emprender su planificación, incluso si es realmente necesario celebrarlo.
¿Por qué organizarlo?
Antes que nada, has de preguntarte si lo que quieres organizar es la forma más rápida, fácil y barata de transmitir al público beneficiario tu mensaje de la manera más eficiente y personal posible. Actualmente, existen formas mucho menos complicadas y caras de obtener los mismosresultados, como enviar un informe o folleto promocional a los interesados, o usar los medios de comunicación. Está claro que no se refiere a actividades en las que es decisivo el contacto directo entre participantes por razones profesionales, educacionales a los viajes de incentivos, a las actividades dirigidas a fomentar el espíritu de equipo (conocidas internacional o a los eventos organizados pormotivos puramente lúdicos.
Planificación y organización
Si has tomado la decisión de seguir adelante, el siguiente paso será plantearte si lo vas organizar tú mismo, sea en solitario o como coordinador de un comité de planificación, o si es mejor contratar una agencia de organización o a un experto.
Si eliges la segunda opción, puede que el experto en cuestión sea una persona con losconocimientos prácticos necesarios, «prestada» por una entidad ajena, o cualquiera de las muchas agencias, empresas y profesionales que trabajan en el sector - organizadores profesionales de congresos, convenciones y/o exposiciones (OPC), empresas de gestión de destinos (DMC), organizadores de congresos y reuniones, agencias de incentivos, agencias de viajes tradicionales, etc. Cualquier cosa que elijas,puede ser satisfactoria siempre que los empleados de la empresa estén familiarizados con la tarea; de lo contrario tendrás que asumir tú las tareas, lo cual puede llevarte a una falsa ilusión de economía, por los previsibles fallos en los que incurrirás.
Lo que has de tener en cuenta cuando contratas a una persona o entidad ajena, es que no todas las agencias, empresas o profesionales que sepublicitan como tal son miembros de una asociación profesional, Una forma de abordar este problema es restringir el proceso de selección a aquellos profesionales o empresas asociados que puedan proporcionarte cartas de recomendación serias o que te hayan sido recomendados expresamente. Para evitar sorpresas desagradables, sobre todo cuando organizas el evento en el extranjero, es aconsejable usarproveedores muy recomendados, con un historial intachable.
Tanto si confías en tus propios recursos (organización interna) como si prefieres contratar una agencia o a un experto externo, deberás constituir un comité. El perfil que buscas es de una persona fiable, responsable y flexible que esté acostumbrada al trabajo en equipo y autorizada para tomar decisiones. Por lo tanto, es imprescindibleque el coordinador esté implicado en el proceso de selección, con el derecho de vetar el nombramiento de miembros improductivos, incompetentes o conflictivos. Además, aunque no se debe dejar fuera a ninguna persona importante, es aconsejable limitar el número de integrantes del comité a lo estrictamente necesario.
Una de las primeras decisiones que debe tomar el comité de planificación es si se vaa organizar el evento con recursos propios o ajenos, parcial o totalmente, sin olvidar que, se necesitarán con toda probabilidad 250 horas, o aproximadamente seis semanas de trabajo normales, más dos o tres jornadas de 18 horas justo antes de su celebración, para organizar una conferencia de dos o tres días de duración para 200 personas.
Si eliges la primera opción, debes identificar a los...